Este es el tiempo que nunca debe superar una reunión de trabajo, según los expertos

Las reuniones de trabajo juegan un papel muy importante en el día a día de muchas empresas. Un momento fundamental a la hora de planificar objetivos, compartir información o, sencillamente, hacer balance de cómo van las cosas. Algunos disfrutan con ellas, mientras que otros, sencillamente, las detestan. Pero ¿qué opinan los expertos?

Mucho se ha hablado, por ejemplo, del tiempo que debe durar una reunión de trabajo. ¿Cuándo pueden resultar realmente eficaces y cuándo una pérdida de tiempo? La respuesta seguramente no sea la que esperas.

Las reuniones de trabajo, ¿siempre provechosas? 

Suele decirse que en el medio está la virtud. Esto, en muchos sentidos, también puede aplicarse a lo que respecta a los ambientes laborales. Tradicionalmente, se piensa que las reuniones de trabajo pueden ayudar al buen funcionamiento de una compañía, pero abusar de ellas, en cambio, puede provocar el efecto contrario: que no aporten nada.

Existen muchos aspectos de una reunión de trabajo que pueden determinar su utilidad, y hacer que quienes forman parte de ella mejoren su entendimiento o su motivación, o que por el contrario terminen sintiendo que solo se trata de una pérdida de tiempo. Y que hay mejores formas de aprovechar la jornada que esa. La duración, en ese sentido, es muy importante. 

Muchos estudios, como el compartido por Harvard Business Review,  suelen coincidir en dos puntos. El primero, que sobrecargar a los trabajadores con demasiadas reuniones no es positivo, ni para ellos ni para el buen funcionamiento de la empresa. En estos casos, al final dejan de representar nada. Y el segundo, que la reunión perfecta no debe superar los 25 o 30 minutos.

Un dato curioso, puesto que la mayoría de reuniones de trabajo suelen durar en torno a una hora. A veces más, pero parece que es lo mínimo para que puedan resultar prácticas. Pues bien, los especialistas parecen coincidir en que no. Todo lo que supere la media hora termina por hacer que los participantes pierdan el interés. Cuanto más intensa sea la reunión y más claro el mensaje, mejor. 

Reuniones de trabajo de media hora

Las razones que se argumentan para llegar a esta conclusión son varias. La primera, que si el tiempo es menor resulta más necesario abordar los puntos clave más importantes, y dejar de lado todo lo superfluo que no aporta nada. Lo que se transmite es más directo, conciso, y cala mejor en quienes asisten a la reunión. Además, su capacidad de mantener la atención aumenta. 

Por otro lado, cuanto menos dure una reunión, menos posibilidades existen de que esta se vea interrumpida, por la razón que sea. Mejor tener menos tiempo que acabar con la cabeza en otra parte. Además, las reuniones cortas fatigan menos y, como es lógico, son más fáciles de organizar en agendas apretadas. Si se piensa, da la impresión de que sí tienen múltiples ventajas.