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5 errores comunes que cometes al organizar reuniones, según un experto en productividad

errores comunes que cometes en las reuniones
Luis Alvarez/Getty Images
  • Adrian Shepherd es un asesor de productividad británico que ha vivido y trabajado en Japón durante los últimos 24 años.
  • Afirma que las reuniones pueden tener un coste para las empresas — estimado en unos 37.000 millones de dólares al año, según The Muse.
  • Lamentablemente, el tiempo dedicado a las reuniones ha aumentado desde 2000. Shepherd dice que deberían reducirse lo más posible.
  • Cree que deben ser lo más pequeñas posible y centrarse en discusiones en lugar de solo distribuir información.
  • Descubre más historias en Business Insider España.

Las reuniones son un engorro.

A menudo son una de los mayores sangrías de productividad para muchas empresas. En el siglo XX, con el crecimiento gigantesco del mundo, las reuniones fueron críticas. Eran la forma clave en que se distribuía la información.

Hoy, tenemos muchas más opciones disponibles para nosotros. Naturalmente, las necesitamos para asegurar que las cosas sigan su curso, pero en general no son eficientes. Los estudios también han demostrado que muchas empresas dirigen encuentros ineficaces que realmente perjudican a la organización, en lugar de ayudarla.

Las reuniones bien hechas aumentarán tu productividad.

Leer más: Estas son las 3 brillantes reglas que sigue Elon Musk para organizar las reuniones en Tesla

Echa un vistazo a los 5 errores más grandes que puedes estar cometiendo en una reunión.

 

1. Pierdes demasiado tiempo (y dinero)

errores que cometes en las reuniones
Shutterstock/KKulikov

¿Cuánto te cuestan tus reuniones? Mi respuesta: demasiado. La respuesta de la mayoría de la gente: No lo sabemos (y eso no es bueno). Según una encuesta realizada por The Muse, se desperdicia una media de 37.000 millones de dólares en reuniones cada año. Y lo que es peor: Highfive descubrió que cada año desde el año 2000 el tiempo de las reuniones ha aumentado en un 10%.

He estado en reuniones mensuales de personal con más de 100 asistentes que duraron dos horas. Esa es una cantidad asombrosa de energía potencial de productividad tirada por el desagüe.

Según un artículo de Harvard Business Review, Steven Rogelberg de la Universidad de Carolina del Norte y sus compañeros entrevistaron a 182 managers senior. El 75% dijo que las reuniones les impedían terminar el trabajo individual, y el 71% consideraba que las reuniones son improductivas e ineficientes. Eso se alinea con mi propia encuesta personal, en la que los directivos consideraban que podían reducir sus reuniones en al menos un 80% y que eso tendría poco o ningún efecto negativo en la empresa.

Solución: desafíate a ti mismo para reducir o eliminar tantas reuniones como te sea posible. Te sorprenderás de lo poco necesarias que son realmente.

2. Acuden las personas equivocadas

errores comunes que cometes en las reuniones
Maskot/Getty

Hace poco vi un viejo episodio de Pesadilla en la cocina, de Gordon Ramsay. En él, un local estaba dirigido por tres propietarios, lo que provocaba todo tipo de caos. Ramsay dijo que le recordaba a un viejo dicho de Inglaterra: "Demasiados cocineros estropean el caldo". Lo mismo es cierto en la sala de juntas: demasiadas personas involucradas en una reunión pueden arruinarla.

Al hablar con los clientes y según mi propia experiencia, las reuniones a menudo se llevan a cabo con un grupo de personas que no necesitan estar allí. Creo en la "regla de las dos pizzas" que Jeff Bezos hizo famosa. Si no puedes alimentar a todos en la reunión con dos pizzas, entonces tienes demasiada gente.

Solución: solo haz que los miembros necesarios asistan a una reunión.

3. No te enfocas demasiado en la planificación

errores comunes que cometes en las reuniones
zoranm/Getty Images

A Brian Tracy le gusta decir: "Cada minuto que dedicas a la planificación ahorras 10 minutos en la ejecución". Lo mismo vale para las reuniones. Las reuniones mal planificadas pueden ser peores que no tener ninguna reunión. Una agenda, con objetivos y resultados claros en mente, transformará tus reuniones.

No se trata de cuánto dura la reunión, sino de que todo lo que hay que hacer se hace. Con una agenda en la mano, trabaja en los puntos uno por uno, tachándolos a medida que avanzas. Una vez que termines todo lo de la agenda, la reunión habrá terminado. No cometas el error de tratar de llenar el tiempo asignado. Si su reunión de una hora termina en 21 minutos, que así sea. Una reunión debería llevar tanto tiempo como sea necesario, no más.

Solución: trabaja desde la planificación.

4. Confías demasiado en tu memoria

errores comunes que cometes en las reuniones
GaudiLab/Shutterstock

Seamos realistas: muchos de nosotros tenemos mala memoria. Para ser justos, en el mundo de hoy sufrimos una sobrecarga de información, o lo que el experto en productividad Darren Hardy llama una "infobesidad". Es simplemente imposible recordarlo todo.

Un estudio realizado por dos psicólogos británicos, J. Blackburn y EJ Lindgren, revelaba algunas estadísticas interesantes sobre las reuniones. Grabaron una discusión al final de una reunión de la Sociedad Psicológica de Cambridge. Dos semanas después, pidieron a los asistentes que escribieran lo que pudieran recordar sobre la discusión. Los resultados fueron reveladores:

  • La media de puntos recordados por cada persona fue solo el 8,4% de los realmente registrados.
  • El 42% de los asuntos recordados se recordaron incorrectamente —y sustancialmente.
  • Muchas de las cosas "recordadas" no se dijeron en absoluto o se dijeron en otra ocasión.

Si esto no demuestra la necesidad de resúmenes escritos, no sé qué lo hará.

Solución: Distribuye actas de reunión con todas las fechas esenciales, números y el plan de acción general.

5. No estás utilizando las reuniones para debatir

errores comunes que cometes en las reuniones
Hero Images/Getty Images

Las reuniones se pueden dividir en dos tipos: las destinadas a distribuir información y las destinadas a debatir. Limita lo primero. Hay mejores formas de distribuir información en el mundo actual desde vídeos a sistemas online que te permiten rastrear cualquier cantidad de datos.

En cuanto a las reuniones basadas en discusiones, es importante recordar la ley de Parkinson: "El trabajo se expande tanto como para llenar el tiempo disponible para su finalización". Esto también se aplica a las reuniones. Haz que tus reuniones sean concisas. No pierdas el tiempo. Desea que sean simples procedimientos de "entrar y salir".

Me encanta lo que ha implementado el fabricante japonés de equipos de chips, Disco Corp., ya que cobra a sus empleados 100 dólares por usar una sala de reuniones. Esto indica una excelente manera de reducir la que sean innecesarias.

Solución: encuentra otras formas más eficientes de distribuir información. Intenta mantener reuniones solo para debatir.

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