El truco de Harvard para ponerte al día con las tareas pendientes

En el ajetreo y el ritmo frenético de la vida actual, seguro que en algún momento has experimentado la sensación de tener tareas pendientes que parecen multiplicarse sin control. Y nunca llegas a todo.

A medida que la cuantía de cosas por hacer crece, también lo hace tu frustración. La procrastinación, las distracciones constantes y la falta de organización a menudo se combinan para convertir lo que debería ser una rutina productiva en un desafío desesperante. 

¿Qué puedes hacer para frenar esa rueda y terminar tus tareas pendientes? No importa si se trata de cosas del trabajo o de la vida cotidiana, como revisar los mails por leer, pedir cita para una analítica o cambiarte de seguro.

La clave para acabar con esta lucha constante viene de la mano de Amantha Imber, autora del libro Time Wise y lo revela en Ascend, el blog de Harvard Business Review. Como narra Imber, cuando no eres capaz de terminar las tareas, la lista de cosas pendientes no para de crecer.

En ese momento probablemente ya tengas hecha una lista con todas ellas, pero el truco es enfocarla con otra perspectiva. Enumerar una sucesión de quehaceres interminable, según la autora, no te ayudará a ser más productivo, puesto que se basa en estimaciones de tareas que normalmente se hace con cierto optimismo y siendo poco realistas.

Para verlo de otra forma, propone elaborar una lista, no de lo que debes hacer, sino de lo que podrías hacer. Así cambia por completo la percepción y te da una sensación de tener un control real sobre lo que vas a hacer y no de obligación. Además, defiende que resta esa presión de tener que acabarlo todo, lo que te llevará a hacer más que de la anterior forma.

De este modo, "cuando tengas tareas en tu lista de cosas por hacer, puedes elegir de forma intencionada cuál priorizar y reservar tiempo en tu agenda para ejecutarla. En lugar de ser instintivo y tener que elegir entre infinitas posibilidades en la lista de tareas pendientes, piensa cuidadosamente cómo emplearás tu tiempo ese día”, defiende la autora.

Para que sea más efectivo, también recomienda calcular de manera realista el tiempo que necesitas para aquello que vas a hacer. A partir de ahí, solo tienes que "bloquear" esos espacios de tiempo para  ir tachando tareas de tu lista. 

Si te dispones a hacer una tarea compleja y necesitas estar concentrado al 100%, uno de los trucos más famosos es usar la técnica Pomodoro. Este método hace uso de un reloj para hacer intervalos de trabajo de 25 minutos con breves pausas de cinco minutos. Una vez realizas cuatro intervalos completos puedes hacer un descanso de entre 15 y 30 minutos.