Cómo hacer que una empresa funcione bien trabajando en remoto, sin que baje la productividad y se mantenga la cultura interna, según varios CEO que lo han conseguido

Videollamada de teletrabajo
Videollamada de teletrabajo

Getty Images/FreshSplash

  • Muchas empresas se están planteando pasarse al modelo de teletrabajo de forma permanente, por lo que muchos expertos y líderes insisten en la importancia de seguir algunos consejos para alcanzar el éxito y que todo el mundo salga beneficiado.
  • Asegurarte de que todos tengan el equipo y la seguridad adecuados o cambiar tu mentalidad de productividad basada en horas a productividad basada en rendimiento son algunos de los puntos claves a tratar.
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Desde el estallido de la pandemia del coronavirus, las empresas de todo el mundo se han visto obligadas a operar de forma remota y, aunque algunos líderes estén ansiosos por volver a "los negocios como de costumbre", otros han utilizado este tiempo para reconsiderar cómo será la vuelta al trabajo.

Brennan McEachran

Brennan McEachran, director ejecutivo y cofundador de la empresa de software de colaboración para reuniones Soapbox, se ha interesado por la idea del teletrabajo desde hace ya un tiempo.

Antes su equipo tenía un día opcional de trabajo desde casa por semana, pero en enero encuestó a los empleados para ver si estarían abiertos a más, donde el 90% estaba a favor, así que agregaron otro día.

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Sid Sijbrandij

Las empresas que ya trabajaban en remoto antes de la pandemia han experimentado beneficios adicionales, como poder acceder a un grupo más amplio de talentos.

"Podemos contratar a muchas más personas para construir una empresa más diversa sin limitarnos a la ubicación", cuenta Sid Sijbrandij, director ejecutivo de la plataforma de desarrollo de software de código abierto GitLab.

Ning Wang, CEO de Offensive Security, una plataforma de capacitación en seguridad de la información con más de 200 empleados en 25 países, destaca que su compañía evolucionó hasta convertirse en una empresa que teletrabaja de forma orgánica, ya que algunos de los primeros empleados fueron antiguos estudiantes que se encontraban repartidos por todo el mundo.

"Es más importante que encontremos buenos talentos que encajen en nuestra cultura que dónde vive físicamente la persona", indica. "Hemos ido creciendo aplicando la misma filosofía desde entonces".

Por supuesto, volverse completamente remoto no está exento de desafíos. Si estás considerando cambiar tu empresa a un ámbito online permanente, a continuación tienes algunos consejos de líderes exitosos que te ayudarán con la transición.

Asegúrate de que todos tengan el equipo y la seguridad adecuados

Paul Vallée

McEachran señala que si la empresa se está ahorrando el dinero de la oficina, un presupuesto para las necesidades de montar la oficina en casa sigue siendo clave, porque tienes que asegurarte de que tu equipo pueda tenga todo lo que necesite.

Paul Vallée, director ejecutivo y fundador de la empresa Tehama, que crea oficinas seguras en la nube para reforzar el trabajo virtual, recomienda asegurarse de que la configuración de cada empleado sea segura al actualizar sus políticas de trabajo desde casa.

"Trabajar desde casa con una VPN puede generar una serie de amenazas de seguridad", explica. "Lo más probable es que el wifi remoto de un empleado no sea tan seguro como el WiFi de su oficina, donde tiene un equipo de TI para monitorear cualquier interrupción".

Cambia tu mentalidad de productividad basada en horas a productividad basada en rendimiento

Jennifer Dennard

Jennifer Hargreaves, fundadora de tellent, que trabaja con empleadores para desarrollar políticas de trabajo flexibles y modelos de liderazgo, realizó recientemente una encuesta a gerentes de recursos humanos y contratación sobre el trabajo flexible.

Al revisar los resultados se sorprendió de la cantidad de gerentes que aún mantienen la mentalidad de que las horas trabajadas equivalen a la productividad.

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"Para tener un verdadero éxito con horarios de trabajo remotos y flexibles debemos comenzar a pensar en la productividad como resultado entregado", argumenta. "Tener una hora libre para hacer ejercicio o para educar en casa a tus hijos no debería significar recuperar las horas en otro momento si todavía estás llevando un rendimiento óptimo".

Además, es importante realizar controles regulares, materializados en reuniones grupales breves o stand ups en vídeo entre otros.

Jennifer Dennard, COO y cofundadora de la plataforma para el éxito en equipo Range, cuyo equipo trabaja actualmente a distancia y planea seguir haciéndolo después del coronavirus, explica que se trata de crear confianza y transparencia entre los miembros de un equipo.

"Si yo sé lo que estás haciendo, no me preocupo demasiado por ello", dice. "Realmente animamos a que haya momentos transparentes en los que se compartan las novedades".

Natalie Ruiz

Natalie Ruiz decidió transformar su empresa para trabajar en remoto en el año 2007, cuando AnswerConnect tenía unos 200 empleados. Ahora, este servicio de teleasistencia cuenta con una plantilla de 1.300 personas. Y ella subraya la importancia de los controles periódicos.

"Tenemos muchos chequeos que duran de 10 a 15 minutos o grupos pequeños que funcionan durante una semana, o a veces incluso durante un día", dice. "Tenemos algunos equipos que realizan una parada de 10 minutos cada día a través del vídeo, y esos equipos suelen prosperar mucho. Están enfocados en el gran objetivo del día".

Wang subraya que incluir la comunicación asíncrona en estos flujos de trabajo es clave, especialmente con personas en diferentes zonas horarias. 

"Creamos una 'tarea' [en nuestra herramienta de colaboración] para casi todo lo que hacemos, sin importar cuán pequeña sea la tarea", explica sobre el método de su equipo. "La tarea tiene un dueño e involucra a aquellos que necesitan hacer diferentes actividades... A medida que cada persona completa cada paso de la tarea, la tarea se asigna a la siguiente persona, permitiendo a todos los involucrados saber de qué se trata esta tarea y manejar el flujo de trabajo de la tarea hasta su finalización".

Duplica la documentación

Wang señala que este flujo de trabajo asíncrono tiene el beneficio colateral de servir como base de conocimientos para su uso futuro. "Esto preserva el conocimiento del equipo y proporciona un medio para que las personas vuelvan, revisen y aprendan, lo que puede ser muy valioso con el tiempo", afirma.

Ning Wang

Además, añade que documentarlo todo puede suponer un cambio para las empresas que están acostumbradas a estilos de comunicación más orgánicos. "Nos llevó algún tiempo, con un refuerzo constante, desarrollar el hábito de poner cada actividad por escrito", explica. Pero ahora, incluso para cuestiones de apoyo urgente, el equipo crea tareas y documentación para cada paso que se toma para resolverlo. 

GitLab documenta las políticas y los flujos de trabajo de la empresa en forma de un manual de código abierto de 5.000 páginas. Darren Murph, el jefe de trabajo en remoto de GitLab, cree que esta documentación debería extenderse también a la cultura interna de la compañía.

"Si dejas que la cultura interna se defina por la decoración de la oficina en las personas que van a la oficina y ahora eso no existe, entonces es necesario que te pares a escribirlo", subraya.

Sijbrandij apuntilla además que GitLab tiene 6 valores que describe en su manual de 14 formas en las que se viven día a día.

"No se trata sólo de tener seis palabras... también se incluyen ejemplos de cómo se refuerzan esos valores", incide. "No todos tienen que cumplir con las 14, pero todo el mundo se queja de que los valores están colgados en la pared y nadie los cumple. Bien, pues empieza a asegurarte de que vuelvan una y otra vez a ellos. En GitLab, es difícil participar en una reunión sin escuchar que un valor se utiliza como una forma de tomar una decisión".

Establece expectativas claras en torno a las horas de trabajo

Suprimir la oficina también elimina la necesidad de tener horarios tradicionales y lo que funciona para una empresa no lo hará para el resto, así que considera cuáles te gustaría que fueran tus normas.

Darren Murph

Dave Cole, director ejecutivo y cofundador de la empresa de seguridad de datos Open Raven, ha dirigido la compañía de forma remota desde su creación. A pesar de que los empleados se encuentran en lugares que van desde California hasta Pensilvania, "todos nos comprometemos a trabajar en horas de la Costa Oeste para facilitar la colaboración", explica.  

En Range, la compañía opera con lo que ellos llaman "trabajo en ventanas".  

"Es la idea de ser más flexible en cómo y cuándo se trabaja juntos", dice Dennard. Los individuos y los equipos planifican sus días en torno a los períodos en los que están disponibles para el trabajo en equipo, los momentos en los que realizan trabajo individual y los momentos en los que están desconectados por necesidades personales, compartiendo sus horarios con los demás miembros del equipo para saber cuándo están disponibles para colaborar. "Tratamos de alinear algunos de esos tiempos, para poder tener reuniones", señala. 

Para las empresas globales, cualquiera de estos planteamientos puede ser problemático. 

"Con personas en 25 países y 14 zonas horarias, es imposible encontrar una hora para una conferencia de la compañía que sea durante las horas de trabajo de todos", dice Wang. Su solución es grabar todas las reuniones importantes para que los miembros del equipo puedan volver a verlas sin necesidad de estar conectados cuando tengan oportunidad de hacerlo.

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Asegúrate de que se escuchen todas las voces durante la transición

Al desarrollar los sistemas de trabajo para el futuro de tu empresa "es fundamental que todas las voces sean escuchadas y consideradas", explica Heargreaves. 

Dave Cole

Los jefes, además, necesitan mantener un control sobre lo que funciona y lo que no funciona para cada empleado. Murph sugiere que los directores adopten una "mentalidad de liderazgo de servicio", en la que su principal objetivo en el período de transición sea convertirse en una caja de resonancia y escuchar las cosas que van mal. 

"Cada persona está en un ambiente fundamentalmente diferente", señala. "Los jefes deben frenar un segundo y simplemente escuchar porque todos sus trabajadores están en un lugar diferente, pero estarán mejor posicionados para aconsejar sobre cómo seguir adelante".

Si se hace bien, adoptar la diversidad y fomentar un entorno inclusivo que funcione para todos puede ser una ventaja competitiva enorme para la empresa.

"Empleamos a personas de todas las profesiones y condiciones sociales y literalmente de todo el mundo", dice Ruiz. "Así que la gente tiene orígenes realmente diversos... ya sea una persona de una comunidad rural que no tendría tantas oportunidades, o una persona que tiene una discapacidad física que le impediría encontrar este tipo de trabajo, o un cónyuge militar, o cualquier otra cosa".

Considera invertir en reuniones en persona y espacios de trabajo compartido, si el personal lo solicita

Jennifer Hargreaves

"Ten cuidado de no equiparar el trabajo en remoto con el trabajo desde casa. No todos los hogares son aptos para el trabajo remoto, especialmente para aquellos que son padres o cuidadores, por lo que vale la pena considerar permitir que los empleados tengan acceso a una oficina externa o espacio de coworking", explica Murph.

Dennard señala que su compañía no tiene intención de firmar un contrato de arrendamiento a corto plazo, pero si lo hace, será más bien un espacio de colaboración para aquellos que lo quieran o lo necesiten.

También —cuando sea seguro hacerlo— considera cómo las reuniones en persona se convertirán en parte de la cultura de tu equipo remoto. 

Antes del COVID-19, Ruiz había incorporado a la cultura interna de su empresa el tiempo en persona, con un grupo de jefes que visitaban diferentes núcleos de población al menos una vez al año. 

"Nos reuníamos durante todo el día para informar sobre la empresa y, por lo general, para realizar una actividad de voluntariado y una comida", afirma. "Esos eventos de un día echaban muchísimo combustible en el depósito para la moral y la colaboración, y eran una enorme fuente de gente que se conocía de una manera diferente".

Aprende de los profesionales, pero sé racional sobre lo que funciona para tu equipo

Cole señaló que hay muchas empresas que han estado haciendo esto durante años, como GitLab, Basecamp y HashiCorp, y vale la pena buscar opciones y mejores prácticas. Pero en última instancia, el trabajo a distancia tiene que funcionar para tu propio equipo. 

"Mi consejo es que seas increíblemente intencional sobre el modelo que finalmente elijas y las prácticas que adoptes para que tu equipo tenga éxito", argumenta. Piensa si lo que estás haciendo es realmente lo más adecuado para el negocio.

Ruiz también alienta a la gente a tener en cuenta que no va a ser una solución perfecta. "Es un proceso iterativo", explica. "Y la clave es la comunicación abierta sobre lo que funciona y lo que no funciona". 

Sijbrandij, por ejemplo, recomienda ir dando pequeños pasos poco a poco para que los contratiempos sean un problema menor.

En general, si tienes curiosidad, vale la pena intentarlo. 

"El sistema tradicional de trabajo se ha interrumpido con la llegada de la COVID-19 y las medidas de distanciamiento social, y creo que es para mejor", añade Hargreaves. "Creo que tenemos una oportunidad real de pensar de manera diferente sobre cómo el trabajo puede funcionar ser mejor, porque tiene sentido tanto en el ámbito de los negocios, la economía, como en el personal".

Este artículo fue publicado originalmente en BI Prime

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