Empiezas a hacer malabares con la primera taza de café. 

Mientras revisas lo que el día te tiene preparado en la oficina te das cuenta de que la ropa de deporte para el partido no está limpio. Y continúas así a lo largo del día. La reunión que se alarga más de la cuenta y no llegas recogerlos. ¿Cuándo había que tener listo el disfraz? Una llamada del colegio: se ha puesto malo y tu tienes un evento. Cualquier imprevisto hace que el castillo de naipes se venga a bajo.

La crianza y el trabajo son dos retos en sí mismos. Cuando debes combinarlos en normal que sientas que vives en la improvisación constante, apagando fuegos sin orden y concierto. ¿Qué deparará la próxima semana? Siempre puedes con ello pero resulta agotador.

Si este es tu día a día quizá te interese el siguiente consejo. Tras trabajar con cientos de familias trabajadoras de todo EEUU, Avni Patel Thompson ha identificado a los 3 principales culpables que impulsan la mayoría de los problemas logísticos de cada semana:

• La información:  la enorme cantidad de compromisos programados para cada miembro de la familia aumenta la probabilidad de que se produzcan conflictos inesperados o cosas olvidadas cada semana.
• Fatiga por tomar decisiones: las familias dejan muchas decisiones pequeñas pero importantes para el momento (qué hay para cenar, quién recoge), lo que provoca fatiga cognitiva y toma decisiones por debajo de lo óptimo.
• Sorpresas: inevitablemente, cada semana algo no sale según lo planeado y tiene que haber una lucha para solucionarlo, lo que genera frustración y tensión.

Así se expresa en Harvard Business Review Thompson, fundadora y consejera delegada de Milo, la primera aplicación del mundo destinada a aliviar la carga invisible de dirigir y criar una familia. En el medio especializado en desarrollo profesional, la especialista ha compartido la base de su app para aligerar el día a día de los padres trabajadores.

"A lo largo de los años, hemos probado muchos enfoques para resolver estos 3 desafíos y el que siempre ha tenido más éxito (¡y el más simple!) , es lo que yo llamo una 'vista previa semanal': 20 minutos al principio de cada semana, repasando lo que viene en los próximos 7 días (...). Al dedicar tan poco tiempo a la planificación, puedes evitar sorpresas, tomar decisiones de forma más eficaz agrupándolas por lotes y preparar planes de respaldo".

Cómo planificar para no tener imprevistos

Para poner este plan en funcionamiento lo primero que se requiere es comprometerte con reservar  20 minutos antes del inicio de cada semana para organizar. Esto debe involucrar a todos los posibles responsables, el ejemplo más claro tu pareja o cualquier otro adulto que esté a cargo de los niños.

Escoge la forma más óptima para visualizar las tareas. Sirve un simple correo electrónico, un Google Keep compartido o un resumen de texto. "Elijas lo que elijas, debe estar en un formato que pueda actualizarse fácilmente con los inevitables cambios a mitad de semana", aconseja Thompson.

Lo adecuado, según la experta es crear un calendario familiar específico. "Funciona mejor que enviarse invitaciones puntuales desde distintos calendarios o, lo que es peor, que una persona tenga todos los eventos en la cabeza".

En palabras de la CEO, añade todos los compromisos relacionados con la familia a este calendario, ya sea el fútbol semanal, una cita con el dentista, una cena de trabajo o un recordatorio semanal de "llevar los libros a la biblioteca". Incluye reuniones de trabajo que puedan prolongarse y afectar a los planes nocturnos. Introduce cualquier cambio en la disponibilidad de los cuidadores.

Lo que no puedes pasar por alto

Una vez creado el calendario, dedica los primeros minutos de esos 20 reservados cada domingo para comprobar que todo lo importante ha llegado de tu calendario personal al compartido. 

Luego, repasad los asuntos de la siguiente manera.

• Identifica los puntos calientes para la semana: las cosas que más importan, como una cena en familia, hacer ejercicio o ir al parque. "Si parece que no hay tiempo para hacerlas realidad, haz ajustes en el tiempo que dedica a las tareas menores. Utiliza este proceso para priorizar también las 3 a 5 tareas más importantes de la semana".
• Identifica los compromisos habituales y recurrentes: aquí entran la escuela, extraescolares, el baño y el cuidado de los niños. Según Thompson están más arraigados en nuestro cerebro y necesitan menos atención. Pero tienden "a tener un radio de explosión que supera con creces el tiempo real que ocupa en el calendario y, a menudo, afecta a otros eventos".
• Recordatorios clave: escribe cualquier recordatorio semanal: devolver los libros de la biblioteca, llevar el instrumento a clase, llevar pañales a la guardería, etc. "Ayuda a salir corriendo por la puerta con confianza cada mañana".

Todo esto ayudará a visualizar qué pasa cada semana. En base a eso, la especialista anima a planificar las decisiones logísticas clave, como el cuidado de los niños, la recogida y la entrega y las comidas.

"Antes me resistía a planificar las comidas porque parecía un esfuerzo extra. Pero resulta que tener que decidir lo que vas a cenar a última hora conduce a peores resultados: más comida para llevar (lo que significa comida menos sana y cara), más desperdicio de comida y una sensación general de presión y fatiga diaria para tomar decisiones".

Por último identifica los momentos más difíciles de la semana y establece un plan de emergencia. Debe incluir a quién llamar y cuándo si algo pasa.