Vivimos en un mundo a toda pastilla, con noticias que se disuelven nada más publicarse, puestos de empleo multitarea, frenesí digital y novedades constantes. En medio de toda esta vorágine, a veces resulta complicado organizar el día y programar la agenda para conseguir establecer prioridades y cumplir con todos los objetivos.

Existen muchas tácticas de productividad, desde la regla 80/20 o técnica de Pareto al método Seinfield, el método Ivy Lee de las 6 tareas o la clásica técnica Pomodoro. Para todas ellas existen apps especializadas que te ayudarán a crear nuevos hábitos y estructurar tu día de otra manera.

Además, puedes seguir las recomendaciones del profesorado del MBA del Kellogg School of Management para conseguir hacer más tareas en menos en tiempo, todas ellas avaladas por investigaciones. Han sido compartidas en Kellogg Insight y son las siguientes.

1. Haz las cosas difíciles primero

Resulta tentador completar primero las tareas pendientes más sencillas. "Sientes que progresas más", explica Maryam Kouchaki, cuyas investigaciones han demostrado que las personas se inclinan por tareas más sencillas cuando se enfrentan a una gran carga de trabajo.

Ella y sus colegas descubrieron, por ejemplo, que cuando a los médicos de urgencias se les daba a elegir a qué pacientes tratar, era más probable que eligieran a un paciente más fácil cuando ya tenían muchos pacientes a su cargo.

Pero esta estrategia no es rentable a largo plazo. En un seguimiento realizado durante 6 años, aquellos médicos que habían asumido una carga de trabajo más compleja aprendieron a ser más eficientes que los que optaron por pacientes más fáciles. "Son los que más aprendieron con el tiempo y los que generan más valor para el hospital", afirma Kouchaki.

El resumen para tu día a día es que no pospongas o evites indefinidamente las tareas más arduas, tediosas y complejas, ya que de esta manera mermarás tus oportunidades de adquirir nuevas habilidades. Un truco eficaz consiste en dividir las tareas en "bocados" o "pequeños trozos", de manera que puedas ir tachando pequeños objetivos.

2. Ten en cuenta el cansancio al final del día

Varias investigaciones señalan que la calidad del trabajo puede variar en función del momento del día. Un estudio dirigido por la profesora María Ibáñez apunta a que las inspecciones que realizan los inspectores de seguridad alimentaria en restaurantes, colegios, cafeterías de hospitales y otros lugares dan lugar a menos infracciones cuanto más tarde se llevan a cabo. 

Sus resultados arrojan que cada hora posterior que un inspector pasa realizando inspecciones durante el día se traduce en un 3,7% menos de citaciones por inspección ese día. La principal hipótesis es que este fenómeno se debe al cansancio. 

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Otro dato es que si se inicia una inspección a una hora en la que no terminarían antes de su hora habitual de salida, esta finaliza un 4% más rápido de lo normal, y detectan un 5% menos de infracciones. El orden también afecta a la calidad: cuando se detecta un número muy alto de infracciones, es más habitual detectar más infracciones en la siguiente inspección. 

Piensa en qué secuencias de tareas o franjas horarias se modifica la calidad de tu trabajo o el rendimiento, que puede verse salpicado por el cansancio. De esta manera podrás programar tus tareas de una forma más inteligente. 

3. Multitarea más inteligente

Otra investigación de dos profesores de la Kellogg School —Nicola Persico y Rob Bray— puso a prueba esta idea modificando la forma en que los jueces de los tribunales laborales de apelación italianos, ocupados de casos de despidos laborales y pensiones, programan las vistas.

Puesto que se trata de casos lentos que precisan varias vistas, los autores comprobaron que los jueces colocaban cada nueva vista al final de la cola, buscando el primer hueco libre en el calendario y llenándolo. También solían esperar a que concluya la vista en curso para programar la nueva.

Instaurando un nuevo método de programación durante 3 años, los casos avanzaron de una forma mucho más rápida, sin quedarse enquistados por el sistema. Los resultados fueron aplastantes: el tiempo se redujo a 140 días, un 19% más rápido en comparación con la técnica más tradicional. 

La conclusión general que se puede extrapolar a otros trabajos es que la eficiencia puede aumentar al centrarse en completar unas pocas tareas en lugar de simplemente avanzar en muchas.

"Todo tipo de trabajadores programan su flujo de trabajo de forma ineficaz, en el sentido de que tienden a saltar de una tarea a otra con demasiada frecuencia", apunta Persico. Toma el consejo y completa cada tarea hasta el final para un rendimiento más eficaz.

4. La colaboración puede ralentizar el trabajo

La colaboración es estupenda, pero el trabajo simultáneo puede afectar al rendimiento de todo un sistema, tal y como demostraron en un artículo teórico los catedráticos de gestión de operaciones Jan Van Mieghem e Itai Gurvich. 

Las consecuencias pueden ser pérdida de productividad y ralentización del flujo de trabajo, más allá de lo que cabría prever por los cuellos de botella habituales. Una investigación de estos autores señaló que un tipo de médico disminuía drásticamente su productividad cuando se le exigía colaborar con especialistas. 

Como efecto indirecto, debía dedicar un 20% de tiempo adicional a la historia clínica del paciente. El 25% de este efecto indirecto procedía del mayor tiempo necesario para documentar las conclusiones de una consulta valiosa, mientras que el 45% procedía del trabajo

5. La comunicación y la transparencia importan tanto como cumplir con un deadline

Si no pones en práctica la transparencia operativa, ya estás tardando. 

Mejorar la comunicación permite al cliente conocer todo el proceso, mejorarlo y acrecentar la confianza. La idea es que "si pueden ver lo duro que estoy trabajando, lo apreciarán más", dice Bray, que para maximizar las ventajas analizó un enorme conjunto de datos de registros de entrega de paquetes de la gigantesca empresa de comercio electrónico Alibaba en China.

Su análisis reveló que los clientes que recibían actualizaciones frecuentes solían dar al servicio una puntuación alta. Si solamente se daban al principio y paraban, la calificación era más baja aunque llegasen en el mismo periodo. Su hipótesis es que el cliente recuerda el final de la experiencia, y tiende a prestar más atención a lo que sucede al final del proceso. 

Por tanto, según la trayectoria de Rob Bray, es importante intensificar la comunicación durante el tramo final de un proyecto y cosechar los frutos.