Soy asistente virtual y gano más de 100.000 euros al año: así encontré clientes y fui creciendo hasta fundar mi propia compañía

Este artículo está basado en una conversación con Falyn Golub, una asistente virtual de 37 años de Long Island, Nueva York. La conversación ha sido editada para darle mayor claridad y concisión.

No sabía que ser asistente virtual era siquiera un empleo cuando empecé a trabajar desde casa en 2016. Me encontraba en un momento vital en el que quería establecer mi propio horario, dejar de ir y venir a Nueva York y encontrar un mejor equilibrio entre lo laboral y lo personal. 

En los últimos 5 años ser asistente virtual se ha convertido en una carrera prometedora para mí. Sin embargo, este trabajo no es algo sencillo que se pueda hacer sin ningún tipo de experiencia. Es desafiante y complicado, pero, si lo haces bien, es gratificante profesional y económicamente.

Tras darme cuenta de que me estaba perdiendo la infancia de mis hijos, me puse en contacto con el dueño de una agencia de organización de eventos para la que había trabajado después de la universidad, Shaw & Co Productions. Le pregunté si podía trabajar como freelance a tiempo parcial como ayudante de planificación de eventos.

Empecé a trabajar desde casa entre 5 y 10 horas por semana

Al cabo de un tiempo se me ocurrió aceptar más clientes, en concreto dueños de pequeñas empresas. Investigué en varios portales de empleo y descubrí que, efectivamente, había forma de denominar el trabajo que estaba desempeñando y era "asistente virtual".

A partir de ahí, me puse en contacto con la firma de contratación de asistentes virtuales Association of Virtual Assistants y me pusieron en contacto con algunos clientes bastante problemáticos. Aun así, hice valer mi trabajo, mi experiencia y mi confianza. 

Parte del reto con algunos de estos clientes vino de no ser muy selectiva. Encontrar a los adecuados requiere tiempo y la confianza necesaria para saber cuándo hay que pasar página cuando una relación profesional no te compensa.

Sabía que, si quería llevar esto a alguna parte y alcanzar mi objetivo de ganar 6 cifras, debía crear mi propio negocio

Esto me permitiría tomar el control de mi carrera profesional, así que en enero de 2017 constituí una sociedad llamada The Invisible Assistant.

Cuando empecé cobraba 24 euros por hora. Desde que conseguí el primer cliente, puse toda la carne en el asador. Con el tiempo, aprendí a ampliar los servicios que ofertaba y conseguí más clientes.

Ahora ofrezco gestión de calendarios, gestión del correo electrónico, creación de plataformas de gestión de relaciones con clientes (CRM), desarrollo empresarial, captación de clientes, incorporación de empleados, proyectos de investigación, planificación de eventos o gestión de pago de impuestos.

He aprendido a hacer crecer mi negocio hablando todo el tiempo sobre mi trabajo y sobre las labores que desempeño. No es por presumir ante los demás, sino para seguir conectando con los que me rodean y encontrar oportunidades donde menos te lo esperas. El otro día conseguí un nuevo cliente en una clase de pilates.

Mi experiencia laboral en otras empresas me ayudó a convertirme en asistente virtual

En Def Jam, fui la asistente ejecutiva de tres o cuatro personas al mismo tiempo. Estar disponible para tanta gente a la vez me enseñó a gestionar el tiempo, a saber priorizar y a mantenerme organizada. También me ofreció la confianza de saber trabajar con distintas personalidades y estilos de gestión. La experiencia de ayudar a tanta gente al mismo tiempo hizo crecer mi carrera.

También cuento un MBA y eso me ha ayudado mucho profesionalmente. Como mis estudios se centraron en la gestión empresarial y el espíritu emprendedor, me animaron a pensar siempre "a lo grande". Creo que gran parte de mi éxito puede atribuirse a que no me limité a aceptar clientes para ganar más dinero, como un medio para alcanzar un fin.

Desde entonces he pasado de una tarifa por hora de trabajo a anticipos mensuales

Además, he creado paquetes de precios personalizados que han hecho que mi labor pase de organizarse por tareas a ser un servicio de conserjería especializada con el que mis clientes están muy contentos. 

Cada cliente es diferente, por lo que los precios se estipulan en función de las necesidades de cada uno. Nuestra relación siempre empieza con una llamada inicial en la que estipular objetivos y el nivel de implicación que necesitan. A partir de ahí, calculo las horas estimadas que voy a trabajar con ellos y creo un paquete de precios personalizado.

La empresa ingresa gracias a este modelo tarifario más de 6 cifras al año y me entusiasma que siga creciendo. En 2021 contraté a una empleada a tiempo completo para que trabajara como mi asistente y dirigiera la cuenta de un cliente. 

Esta asistente me ayuda con varios proyectos de investigación y mantiene la gestión de proyectos entre bambalinas súper organizada. En el futuro espero que se encargue también de sus propios clientes para poder contratar más asistentes. 

Entre nuestros clientes hay de todo, desde empresas de organización de eventos hasta ponentes, autores, clínicas dentales, empresas de diseño de interiores, agencias de relaciones públicas, familias de particulares o personas en proceso de jubilación, pero que siguen ocupando cargos directivos. 

No se trata de perfiles profesionales de un sector en particular porque la necesidad de un asistente virtual puede aplicarse a casi cualquier entorno laboral.

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Mi trabajo se vio afectado durante la pandemia

Muchos de mis clientes interrumpieron su relación laboral conmigo porque su propio trabajo se había visto afectado, pero en ningún momento perdí ningún cliente. Simplemente necesitaron tiempo para virar y encontrar una nueva forma de avanzar, pero ahora mi trabajo vuelve a estar en auge y creo que va a seguir así, especialmente ahora que muchas empresas se están adoptando al trabajo a distancia.

Con algunos de mis clientes hablo a diario y con otros hablo una vez por semana. Ver a la gente a través de la cámara genera cierta afinidad, especialmente para las personas que estaban acostumbradas a trabajar cara a cara y ahora no pueden conseguir esos vínculos.

Uno de los principales requisitos de mi trabajo es mantener la compostura y estar preparado para lo que pueda llegar. Tus clientes necesitan saber que tienes el trabajo cubierto porque van a estar ocupados y no van a estar necesariamente pendientes de gestionar cada paso.

Animo a quienes se quieran dedicar a esta profesión a que estén a la vanguardia de la tecnología y que investiguen a medida que se vayan dando avances

Las organizaciones siempre van a buscar a alguien familiarizado con las nuevas tecnologías, especialmente en relación con las herramientas de gestión de proyectos, así que mantente al día. Aunque aprendas viendo algunos tutoriales en YouTube. No se trata de una cuestión tecnológica, sino de estar dispuesto a asumir el reto de conocer nuevas herramientas, sean las que sean.

Si no conozco una herramienta, me tomo el tiempo necesario para aprender sobre ella, aunque sea en el trabajo. A veces me tomo este tiempo en aprender sobre una herramienta que me puedo venir bien, como Canva, por ejemplo, pero otras veces aprendo conforme trabajo en la herramienta, que es realmente cómo aprendí a usar Asana.

Esta última la he estado usando durante años y en una entrevista con un cliente mencionó que acababan de invertir mucho tiempo y recursos en ella para mejorar la visión de sus proyectos, equipos de trabajo y tareas. Por supuesto, se alegraron mucho al saber que la usaba a diario.

Si todavía no los conoces, empieza por Google Calendar, Excel, Outlook, herramientas de gestión de proyectos, de flujo de trabajo, de CRM y todos los programas del ecosistema Microsoft. Ten la voluntad de convertirte en un experto de las herramientas que tus clientes necesitan.