Qué gastos pueden deducirse los autónomos en sus viajes y vacaciones: requisitos y límites legales

Los autónomos pueden deducirse una serie de gastos relacionados con su trabajo, lo que, en última instancia, les permite ahorrar dinero en el pago de impuestos.

Puede tratarse de los suministros del hogar, la compra de materias primas o las cuotas de la Seguridad Social, entre otros ejemplos, pero teniendo especial cuidado con respectar los límites que establece la ley. 

Según Declarando, las personas autónomas que no se deducen todo lo que pueden pagan hasta 4.000 euros más en impuestos de lo que deberían, aunque las que se exceden con las deducciones o cometen errores corren el riesgo de sufrir multas e inspecciones de Hacienda, advierte.

Estas deducciones de gastos pueden estar relacionadas con la casa o la oficina desde la que trabajen, pero los gastos de viaje también pueden ser deducibles. Incluso, en algunos casos, los autónomos pueden deducirse determinados gastos que realizan en sus vacaciones, pero siempre que haya una actividad laboral por en medio.

"En no pocas ocasiones, los viajes que los autónomos planifican para sus vacaciones incluyen también reuniones o asuntos de trabajo. Por esa razón, en función de las características y las condiciones de este tipo de desplazamientos, los trabajadores por cuenta propia pueden deducirse una serie de gastos, lo que les permitirá ahorrar alguna cantidad de dinero en su factura final con el fisco", apunta Marta Zaragozá, CEO de Declarando, según recoge El Español.

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Para ello, como señala la gestoría online, hay que cumplir tres requisitos:

• Aportar la factura original: "El IVA de los gastos de viaje es deducible siempre que aportes las facturas originales completas (no basta con el billete o ticket)", avisa.
• El gasto debe estar relacionado directamente con tu actividad profesional: "Los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no se afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesional", establece la Ley del IVA.
• El gasto debe estar justificado documentalmente, con su correspondiente registro en la contabilidad: "Solo podrán ejercitar el derecho a la deducción los empresarios o profesionales que estén en posesión del documento justificativo de su derecho", añade la norma.

Además, conviene prestar especial atención a todos los requisitos, límites y exclusiones legales existentes en normativas como la Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido, que ya advierte de que las pruebas o documentos deben cumplir "todos y cada uno de los requisitos establecidos legal y reglamentariamente".

En cuanto a los principales gastos de viaje o durante las vacaciones que pueden deducir los trabajadores autónomos, desde Declarando destacan las dietas, es decir, el dinero desembolsado en un bar o restaurante (no cuenta un sándwich comprado en un supermercado, aclara) por motivos de trabajo y sin pagar con dinero en efectivo.

"Si consigues justificar que esa reunión con tu cliente se hizo en un bar o que comiste en un restaurante porque tenías reuniones por la mañana y por la tarde, por ejemplo, sí que puedes deducirte el gasto", explican.

Asimismo, los trabajadores por cuenta propia podrían deducirse otros gastos en sus viajes, como los de representación (por atención a clientes o proveedores), los de vestuario (si tienen que comprar ropa específicamente para ese viaje o trabajo) y por alojamiento (si el desplazamiento laboral implica hospedarte una o varias noches).

Siempre, eso sí, que se respeten los requisitos mencionados antes y los que marca la ley, que afectan a impuestos como el IVA y el IRPF. "En resumen, todo tiene que estar bien justificado. No puedes justificar una estancia de vacaciones con tu familia como un gasto laboral", advierte la gestoría.