Cómo deben reclamar las facturas impagadas los autónomos

Los autónomos necesitan un Excel (bueno, en realidad precisan muchos): para organizar a sus clientes, para hacer un planning, y también para saber cuándo van a cobrar. Hay veces que pagan inmediatamente, otras en el mes siguiente, a veces a 2 meses, y también puede suceder que el dinero nunca llegue. En ese caso: así es cómo deben los autónomos reclamar las facturas impagadas. 

Es importante hacer una diferenciación: una cosa es el proceso que deben seguir los trabajadores por cuenta propia para conseguir cobrar las facturas que no les han pagado. Y otra es reclamar a la Agencia Tributaria la recuperación del IVA impagado en esas facturas, cuando éstas ya se consideran incobrables.

En este artículo nos vamos a centrar en el primer caso. En otro posterior os contaremos cómo deben los autónomos reclamar a Hacienda el IVA impagado de las facturas.

Así deben reclamar los autónomos las facturas impagadas

En Ayuda Y Pymes explican con detenimiento los diferentes pasos que deben dar los autónomos si no han cobrado una factura, con el objetivo, obviamente, de acabar recibiendo ese dinero.

Por ley, señalan en la web mencionada, el plazo para que se paguen las facturas es de 30 días (o 60 si así se ha acordado entre las partes). Se entiende que una factura está impagada, subrayan, "cuando no es atendida en la fecha de pago o vencimiento que expresamente se indica en la misma". Y el plazo para reclamarla comienza a los 60 días de la fecha de emisión.

Pasos para reclamar una factura impagada a un cliente

Aunque parezca muy obvio, hay que recordar que lo primero que debes hacer es confirmar que la factura está enviada y correctamente emitida. 

Una vez corroborado:

Contactar muy amistosamente

El primer paso, señalan en Ayuda Y Pymes es contactar "de forma superamistosa" con el cliente para ver qué ha pasado. Y siempre señalando que todo puede haber sido fruto de un despiste. 

El objetivo en este paso, señalan los expertos, es que el cliente reconozca la deuda y, a partir de ahí, se puede negociar un plan de pagos cómodos o darle más tiempo. Este primer acercamiento puedes hacerlo vía telefónica o directamente en persona. 

Segundo acercamiento: mail

Has ido 'de buenas' y nos has conseguido nada. Vale, vamos a subir un poquito el nivel. Pero poco. Lo siguiente que debes hacer es contactarle por mail. El contenido de éste, indican en Ayudas Y Pymes, debe ser muy similar al de la llamada telefónica. Seguimos siendo amables, le recordamos que hay una factura impagada y nos ponemos a su disposición para resolver cualquier duda.

Lógicamente, en este mail has de indicar todos los datos: deudor, deuda, número de factura, importe, etcétera. Recomiendan enviar, como mucho, 3 o 4 mails antes de pasar al siguiente escalón.

Requerimiento de pago

Parece bastante claro que el cliente no tiene demasiada intención de pagar la factura, por lo que debes enviar un requerimiento de pago. Adiós al tono amistoso, aclaran en Ayudas Y Pymes. El mensaje debe ser claro: "Si no paga la deuda en el plazo previsto, me veré obligado a reclamarla judicialmente", detallan.

Cómo redactar un burofax para reclamar una factura impagada

La cosa se ha puesto un poco fea, pero hay que seguir reclamando la factura impagada. Por si se llega a los tribunales, es necesario un burofax "para acreditar que efectivamente hemos reclamado la deuda a nuestro cliente".

El burofax es necesario, si acabamos en los tribunales, para acreditar que efectivamente hemos reclamado la deuda a nuestro cliente. 

El texto de la carta que envíes por burofax, explican, debe contener la siguiente información:

• La fecha en la que efectúas el requerimiento (el día que lo mandes).
• Tus datos personales para identificarte.
• Tu firma como remitente del requerimiento.
• Los datos del deudor (domicilio donde entregar el burofax, NIF, etc.).
• Los datos de la deuda: número de factura, importe con IVA, concepto, origen, fecha de vencimiento y los gastos de cualquier índole o intereses de demora generados según marca la ley.
• Le das un plazo de 5 a 15 días para el pago indicándole de nuevo la forma de pago (CCC completo, etc.)
• Y, finalmente, le indicas que si mantiene su actitud, procederás a reclamar judicialmente el importe de la deuda.

Lo puedes enviar físicamente a través de cualquier oficina de Correos y tiene un coste aproximado de 13,14 euros IVA incluido. Pero también existe la posibilidad de enviarlo mediante el sistema Burofax Online de varias empresas privadas certificadas. Tiene la misma validez legal que Correos, el precio es a partir de 5 euros y te evitas largas colas de espera, explican los expertos.

Cómo reclamar judicialmente el pago de una factura

Cuando nada funciona, hay que tomar caminos que a nadie le gustan. Y en el caso de los autónomos que reclamen las facturas impagadas, la última vía es acudir al Juzgado. El mecanismo que se debe usar, apuntan, es el procedimiento Monitorio.

Sus costes (según Ayuda Y Pymes) son:

• Si no supera 2.000 euros: no hay tasas judiciales (es gratis) y no es necesario contratar abogado ni procurador.
• Si supera 2.000 euros: las tasas ascienden a 100 euros y debes tener abogado y procurador.

Los requisitos para interponer esta reclamación ante los tribunales civiles son:

• Que sea una deuda de carácter monetario (sólo se puede reclamar dinero).
• Que la deuda cuyo pago se solicita sea acreditada mediante factura, albarán, emails o el burofax enviado
• Que sea líquida, determinada, vencida y exigible.

Cómo presentar la solicitud de procedimiento monitorio

El procedimiento Monitorio lo solicitas rellenando el formulario oficial del CGPJ. Aquí puedes descargar la solicitud y una guía paso a paso.

La solicitud se presenta en el Juzgado de primera instancia del domicilio del deudor. Posteriormente, un funcionario judicial se encargará de localizarle y entregarle tu solicitud de pago, disponiendo de un plazo de 20 días a partir de ese momento para pagar u oponerse a tu petición, comentan

Resultado del proceso monitorio por impago de factura

Los escenarios que puede deparar este proceso, informan, son los siguientes:

• El deudor paga voluntariamente.
• El deudor no paga ni responde. En este caso, la Justicia entiende que el reclamado está de acuerdo con las condiciones de la deuda y deberá pagar o se iniciará el embargo de sus bienes hasta cubrir la deuda.
• Que el deudor se oponga total o parcialmente y el procedimiento Monitorio se convierte en un juicio oral u ordinario, según la cuantía.

El procedimiento Monitorio es mucho más rápido que un juicio ordinario, pero es habitual que el cliente deudor evite por todos los medios recibir el requerimiento que tienen que entregarle en persona el agente judicial. Por eso, debes agotar todas las vías amistosas antes de iniciar este proceso, concluyen en Ayudas Y Pymes.

Cuándo prescribe una factura impagada

A los 5 años, explican en la web mencionada, prescribe una factura impagada cuando es una operación comercial entre empresas y autónomos. Y de 3 si el cliente es un particular. 

Pero, ojo, la prescripción de una factura no elimina la obligación de pagarla por parte del deudor, sino que implica la pérdida del derecho a reclamar por parte del emisor.