11 funciones ocultas y muy útiles de Google Drive que debes conocer

'El becario'.
'El becario'.
Warner Bros.
  • Google Drive, al integrar Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones... se ha convertido en algo más que un servicio de almacenamiento en la nube: es un espacio de trabajo virtual.
  • Pese a la importancia diaria de Google Drive en tu trabajo o en tu día a día en el hogar, hay trucos y funciones la mar de útiles que desconoces. Descúbrelas en este artículo recopilatorio.
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Google Drive es algo más que un servicio de almacenamiento en la nube. Se ha convertido con el tiempo en un espacio de trabajo virtual, o en tu herramienta principal para los documentos personales, las facturas caseras... 

Aunque seguro que utilizas Google Drive prácticamente a diario, existen funciones que desconoces y que son la mar de productivas y efectivas.

No te preocupes si resulta que no te conocías ni la mitad de estas opciones; descubrirán que o están muy bien escondidas o Google tampoco se ha esmerado mucho en promocionarlas.

Aquí tienes 11 secretos que mejorarán exponencialmente tu experiencia usando Google Drive, estés en el ámbito que estés.

Además, verás que son trucos tan fáciles de aprender que podrás fardar con compañeros de trabajo, amigos o familiares al enseñárselos.

1. Accede a la chuleta de los atajos

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Como todo buen software que se precie, Google Drive tiene una serie de atajos (también conocidos como accesos directos de teclado) que te pueden facilitar la vida y acelerar procesos.

Por ejemplo, si quieres crear una carpeta puedes hacer un montón de clics para lograrlo o bien usar la combinación Mayus+F (en el caso de usar PC Windows). Si quieres acceder a la chuleta de atajos, haz clic en el icono del engranaje y luego a Combinaciones de teclas.

2. Activa el modo offline

Google Drive

Google Drive te permite acceder y trabajar con tus archivos y documentos offline, sin necesidad de estar conectado. Eso va perfecto para cuando, debido a un imprevisto, te has quedado sin conexión, pero debes seguir trabajando.

Para activar el modo offline, ve a Icono del engranaje - Configuración - Sin conexión - Activar opción Crea archivos y abre y edita tus archivos recientes de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en este dispositivo sin conexión.

3. Bloquea a indeseados

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Google Drive es como otras aplicaciones populares como Facebook, Gmail... siempre vas a tener contactos indeseados que te avasallan con documentos compartidos que no quieres.

Si quieres bloquear a un usuario, e impedir así que te lleguen documentos que no quieres, ve a Compartido conmigo, haz clic derecho en un documento enviado por un contacto no deseado y selecciona la opción Bloquear.

4. Compartir

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A veces quieres compartir un documento, pero no te apetece que los demás puedan descargarlo, imprimirlo o copiarlo. Existe una opción que desactiva estas funciones, lo que ocurre es que está un poco oculta.

Después de dar a Compartir para pasar el documento a alguien, haz clic en Configuración de compartir con usuarios y desactiva la opción Los lectores y comentadores pueden ver la opción para descargar, imprimir y copiar. Lo dicho: fácil de usar pero demasiado oculto.

5. Liberar espacio

Google Drive

Desde ya hace unos meses que Google Drive solo permite almacenar hasta 15 GB (y eso incluye documentos de otras apps y servicios de Google como Gmail). Si notas que la barrita de almacenamiento se te pone roja, existe una forma efectiva de liberar espacio.

Haz clic en este enlace para ir a la sección de Almacenamiento de Google Drive. Te aparecerán primero los archivos y documentos más pesados. Si no los necesitas, elimínalos sin miramientos.

6. Desactivar los documentos sugeridos

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Con sinceridad y sin miedo: ¿alguna vez te han parecido útiles los documentos sugeridos por Google Drive cuando abres la herramienta? Si tu respuesta es un tajante "No", existen opciones que te permiten desactivar sugerencias. Así su espacio quedará ocupado por archivos más relevantes.

Para acceder a estas opciones, clica en el ícono del engranaje, clic en Configuración y busca la sección Sugerencias. Desactiva las 2 opciones: Mostrar archivos sugeridos en Mi unidad y Mostrar archivos sugeridos en Compartido conmigo (es necesario actualizar la página).

7. Mejora tu experiencia con apps para Google Drive

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¿Sabes que puedes convertir Google Drive en una clase online con compañeros, profes y alumnos? ¿O crear mapas colaborativos? ¿O adaptar los documentos para adecuarlos a un ambiente laboral?

Existen muchas apps y extensiones encargadas de mejorar, ampliar e incluso cambiar la experiencia de Google Drive. Solo tienes que ir al Google Workspace Marketplace y echar un buen vistazo a todas las aplicaciones disponibles.

8. Realiza copias rápidas de documentos

Google Drive

Si tienes que hacer muchas copias de un montón de documentos, puede resultar muy cansino tener que abrir dichos archivos uno por uno para copiarlos. Por suerte existe un atajo del que quizás no tenías constancia.

Es tan fácil como seleccionar el archivo en cuestión dentro del índice de Google Drive, hacer clic derecho y seleccionar la opción Hacer una copia. ¡Ya está! Te acabas de ahorrar un paso muy fastidioso.

9. Utiliza los filtros de búsqueda avanzada

Google Drive

Seguro que tienes por ejemplo muchos documentos con 0 palabras, que pesan 0 kB, y que tu mente tiene la tarea de eliminarlos en su lista de pendientes.

Pues puedes eliminarlos en un santiamén usando la búsqueda avanzada de Google Drive. Esta se despliega cuando haces clic a las 3 líneas verticales a la derecha del buscador simple. Te permiten buscar documentos usando todo tipo de condiciones, incluyendo tamaño, fecha, propietario, tipo...

10. Encuentra fácilmente los documentos más recientes

Google Drive

A veces pasa que cierras un documento con tanta prisa que se te ha olvidado ponerle título. O, simplemente, te has olvidado de cómo se llama el archivo que usaste recientemente.

No pasa nada porque Google Drive tiene una página de documentos y archivos recientes que te ayudará a encontrar lo último que hayas utilizado. Solo tienes que hacer clic aquí para echar un vistazo.

11. Crea copias de seguridad

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Si has comprado más espacio de almacenamiento de Google Drive, o resulta que te sobra espacio, puedes hacer una copia de seguridad de tus archivos del ordenador o del móvil. Para el caso de PC Windows y Mac, solo tienes que descargar la versión app de Google Drive.

En el caso de tu móvil, abre la app de Google Drive, haz clic en las 3 líneas verticales, Ajustes, Copia de seguridad y restablecer y allí encontrarás todas las opciones.

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