13 consejos para hacer que tus reuniones digitales sean exitosas y productivas
- Las videoconferencias se posicionen como una herramienta clave para mantener el contacto con los equipos de trabajo en la distancia.
- Pero realizar reuniones efectivas en el contexto online puede ser incluso más complicado.
- Para lograrlo lo primero es asegurarse de que se utilizan herramientas fiables y fáciles de usar por todo el equipo.
- Reducir más aún el número de participantes, organizar turnos de palabra y crear un ambiente más cercano de lo habitual también ayudarán.
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Las reuniones pueden ser un arma efectiva de un equipo de trabajo o una pérdida absoluta de tiempo y productividad.
Para evitar esto segundo la clave es entender que existen muchas otras formas de comunicar información: por ejemplo enviando un simple mail informativo.
Esto quiere decir que si vas a hacer una reunión y con ello pedirle a tu equipo que cese su actividad durante un tiempo, asegúrate que merece realmente la pena.
Saber escoger quién debe asistir y cuánto debe durar son elementos básicos a la hora de hacer que estos encuentros funcionen.
El reto de organizar reuniones de trabajo efectivas se vuelve aún mayor en el contexto digital.
Pero bajo el actual escenario en el que muchas empresas se han visto en la obligación de adoptar masivamente el teletrabajo en sus oficinas, las videoconferencias se colocan como la manera de mantener a los equipos comprometidos y conectados en la distancia.
Para todos aquellas compañías que encaran por primera vez la gestión de empleados en remoto, aquí van una serie de consejos y estrategias para convertir las reuniones online en todo un éxito.
Asegúrate de que todo lo relativo a la conectividad está controlado
No hay nada más incómodo que los clásicos problemas técnicos instantes antes de empezar. Impactan en el ánimo y sobre todo son una enorme pérdida de tiempo.
Por ello, lo primero que debe hacerse para conseguir una reunión online efectiva es "asegurarse de que tenemos cubiertos todos los aspectos tecnológicos, aconseja a Business Insider España Laura Di Prisco, Global Culture & People Happiness Lead, Innovation Leader de la consultora digitial Findasense. Esto incluye "desde la conectividad al pleno dominio de la capacidad tecnológica instalada."
Asimismo el consejo de Ivan Martín, Business Development for HR Consulting de la consultora y asesora en transformación digital QUINT pasa por" contar con un soporte por teléfono o mensajería instantánea para comunicar incidencias hacia el anfitrión."
No pases por alto los aspectos ligados a la seguridad y privacidad
"La introducción apresurada del teletrabajo no debería eclipsar los riesgos que este tipo de colaboración puede suponer para las empresas", remarca Maribel Poyato, country manager Iberia de la Tixeo, compañía centrada en soluciones de videoconferencia.
En su opinión cuando los empleados están dispersos en diferentes lugares, la seguridad debe ser objeto de una atención especial. En este sentido "el uso de software seguro desde el diseño es fundamental, así como un cifrado real en entornos multipunto"", aconseja.
"Si los invitados no tienen que autenticarse con usuario y contraseña cifrada e irreversible, puede que aparezca algún “invitado sorpresa”, lo que es habitual en los software en los que se accede únicamente a través de un enlace o un código compartido además de forma pública", subraya.
Por otro lado hay que tener presente la privacidad, sobre todo al compartir pantalla.
"Mucho cuidado con la información que podamos tener de otras aplicaciones abiertas o notificaciones que entran", alerta Martín.
Para evitarlo, "es recomendable salir de todo lo que estamos haciendo" antes de entrar en una videoconferencia.
Incluye en la planificación el orden de participación de los asistentes
"Una agenda que contemple el tiempo y un orden de participación es muy útil, aquí donde los gestos de la presencialidad desaparecen para hacer las pausas o interrupciones que solemos hacer", incide Di Prisco.
Además, "si el contenido de la reunión o charla no va a ser dado por el host, es importante también coordinar el rol y momentos que tendrá cada participante de la reunión. Así todos conocen qué se espera de ellos en el evento" remarca.
La puntualidad sigue siendo importante
Bajo la visión de Di Prisco, la puntualidad es tan importante o más que en las reuniones presenciales. "El host debe estar online a la hora indicada o incluso algunos minutos antes para poder testear que todo funciona bien".
"El envite en agenda con el enlace a la videoconferencia es un detalle que ayuda mucho a la puntualidad y el correcto inicio de la sesión de todos los usuarios", asegura.
Reduce el número de asistentes y considera incluir moderadores para gestionar el turno de palabra
Como revelaba previamente a Business Insider Adrian Shepherd asesor de productividad, "demasiadas personas involucradas en una reunión pueden arruinarla."
Algo mucho más evidente cuando se trata de llevarla al canal online.
"Una reunión virtual muy numerosa, con intervenciones espontáneas y constantes es imposible de seguir", afirma Iván Martín.
Por lo que puede resultar adecuado organizar tiempo de exposición para un ponente y momento de preguntas "Así podremos escalar la audiencia todo lo necesario", incide Martín.
Para minimizar las interrupciones, Di Prisco recomienda también hacer uso de "moderadores o facilitadores que estén pendientes de los chats, respondiendo a medida que surjan preguntas o comentarios."
Intenta que sean lo más breve posibles
"Cuanto más cortas mejor" sugiere Ivan Martín de QUINT.
El motivo es que estar delante de una pantalla mina más la concentración que cuando se está atendiendo en persona.
"De 50 a 60 minutos siguen siendo una referencia en cuanto a nuestra capacidad de atención en educación" afirma Di Prisco, "que disminuyen según diversos criterios a unos 40 minutos en caso de conferencias virtuales."
Fomenta la participación con orden
Una forma de lograr una mayor interacción de todos de manera ordenada es, según Di Prisco, optar por "hacer salas de reuniones con minigrupos que luego se vuelven a reunir en un foro común para compartir lo trabajado por separado."
Esta técnica conocida como "1-2-4-All", también es aconsejada por Martín. Consiste en una primera reflexión individual, que se comparte por parejas, luego en grupos de 4 y que concluye con una exposición de cada grupo al conjunto.
A su vez cuando un compañero esté hablando será esencial practicar la escucha activa. Realizar pequeños gestos de asentimiento con la cabeza ayudan a que quien tiene la palabra sienta seguridad en la conversación.
"Repreguntar, y reafirmar sobre frases ya dichas es una manera de enlazar los discursos y seguir el hilo de las conversaciones" recomienda Di Prisco.
Evita que sean muy deshumanizadas
Uno de los errores más frecuentes en este tipo de reuniones es derivar en una relación excesivamente deshumanizada, apunta Martín.
Por ello, Di Prisco remarca la importancia de iniciar siempre con un saludo, y guardar "un espacio para saber cómo están los que te acompañan".
Según su opinión esto ayudará a romper el hielo y también es una buena técnica para generar un buen clima y conectar con todas las personas.
"Recordemos que estamos hablando con personas y apliquemos todas las normas de cortesía necesarias. Más en este tiempo que estamos totalmente aislados y de forma involuntaria. Reservemos un pequeño tiempo para interesarnos por el bienestar de los
demás y despidámonos con cariño" aconseja Martín.
Para hacerla busca un lugar tranquilo de la casa con luz natural
A la hora de realizar una reunión virtual lo mejor es escoger un lugar tranquilo de la casa donde evitar interrupciones embarazosas.
También es adecuado que sea impersonal y que ayude a la composición virtual evitando elementos que puedan distraer o distorsionar la imagen.
En cuanto a la luz, el consejo de ambos expertos es optar por una fuente natural ya que "mejora la calidad de la imagen", evitando contraluces como ventanas abiertas.
También es importante asegurarse de que luz principal venga de frente para no generar sombras.
Coloca la cámara intentando captar parte de tu torso, no solo la cara
El uso de la cámara en este contexto es clave. Es la manera que tiene el equipo no solo de verse, también de generar conexión, confianza y cercanía en los ambientes digitales de trabajo.
Para sacarle el máximo partido, "lo mejor es que la cámara esté al nivel de los ojos, así cuando se vea a la pantalla y miremos a nuestros interlocutores también hace la ilusión de que estamos mirando a los ojos de la persona" recomienda Di Prisco.
Es esencial no olvidar el lenguaje corporal, aunque no se nos vea todo el cuerpo. En este sentido "es recomendable que la cámara no solo nos tome la cara sino parte del torso y así podamos hacer uso de nuestras manos y brazos para acompañar nuestra comunicación" afirma la experta.
Y el micrófono siempre apagado si no estás hablando
"Si tenemos un micrófono cerca de la boca, seamos muy cuidadosos con los sonidos típicos del carraspeo, o la tos, pues pueden ser muy desagradables amplificados" puntualiza Martín.
Para evitar ruidos, lo más conveniente es quelos "participantes estén silenciados cuando no intervengan."
Cuida la imagen aunque tengas que estar en casa
"En contextos de teletrabajo o en foros profesionales, es importante seguir manteniendo una imagen fresca, pero que dé una impresión positiva y que refleje que el contenido de la reunión o evento es de valor para la persona" incide Di Prisco.
Una vez finalizada pide feedback de cómo fue y comparte el contenido importante tratado en la reunión
La mejor manera de saber si una reunión, ya sea digital o no, ha sido efectiva es pidiendo opinión al respecto.
Por ello, los expertos consultados aconsejan que una vez esta finalice se soliciten comentarios sobre cómo ha resultado. Esto permitirá ir mejorando en los sucesivos encuentros.
Por otro lado, puede ser útil llevar a cabo acciones que den continuidad al material o contenido que se ha compartido y manejado durante la reunión.
"Enviar resúmenes, dejar registro en herramientas de gestión de proyectos, o compartir la presentación o los documentos presentados" asegurará que la información tratada es recibida por todos los participantes aconseja Di Prisco.
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