20 cosas que jamás debes escribir y enviar por el email de tu trabajo

¿Estás a nada de enviar un email en tu trabajo?

Para un momento. No le des a enviar todavía.

Repasa esta lista de cosas que jamás debes compartir en un correo electrónico laboral para asegurarte de que no te meterás en problemas.

1. Debates que pueden alargarse hasta el infinito

Si quieres tratar un tema complejo con alguien, enviar un email con la explicación en formato novela de bolsillo no es la solución.

Rachel Wagner, consultora de etiqueta corporativa, recomienda a través de Reader's Digest que si el tema va a ser largo, envíes por mail una convocatoria para una reunión. 

"Añade una agenda con el listado de temas a discutir para que los participantes acudan preparados con pensamientos e ideas para la lluvia de idea. Si la reunión se acaba alargando, mejor termínala a tiempo y envía una segunda convocatoria".

2. Información muy personal

Ten mucho cuidado con los datos que incluyes en el mensaje de un correo electrónico. "Los emails se pueden reenviar", advierte Rachel Wagner. 

También deberías vigilar y no mandar información privada sobre tu empresa. "Evita compartir datos sobre nuevas iniciativas, información confidencial, conclusiones de la última reunión directiva…".

3. Malas noticias

Posibles despidos, recortes de salario, no haber logrado cumplir los objetivos trimestrales… "Todo esto debe hacerse si es posible cara a cara", explica Wagner. "Esto permite crear empatíay siempre se podrán improvisar gestos como un abrazo necesario".

4. "Me siento…"

Ginger Robitaille, jefa del departamento de recursos humanos de Turning the Corner, recomienda dejar los temas emociones para una charla cara-a-cara.

"Es importante que un email corporativo se base en hechos, no en emociones", explica Robitaille a través de Glassdoor. "Nuestras emociones se construyen de forma diferente cuando no hay tono o inflexión de voz que acompañe a las palabras".

Dicho de otra forma: es muy fácil que un mensaje emocional sea malinterpretado solo en formato texto. Intenta expresar lo que sientes a viva voz.

5. Sarcasmo

"Cuando estás cara a cara, el lenguaje corporal (una sonrisa, una afable expresión facial…) mitiga el mordisco venenoso del sarcasmo", explica Dianna Boher, autora del libro Comunica como un líder, a través de MarketWatch. "Pero en un email no tienes lenguaje corporal, no hay inflexión. No puedes poner un tono amable. Así que quedas simplemente como una persona cínica".

6. Información sobre tus cuentas

Lo mismo que más arriba: si un compañero te escribe diciendo que ha olvidado la contraseña, es mejor curarse en salud y decírselo en persona o anotárselo en un post-it. Nunca se sabe quién puede acceder a ese correo con los datos y usarlo para fines siniestros.

7. Quejarse de un compañero

"Nunca discutas sobre el rendimiento de un compañero a no ser que seas el jefe y estés hablando con alguien de recursos humanos o con tu superior", explica Cam Bishop, presidente de SkillPath. "No solo es de mala educación: un email no es el lugar para discutir eso".

8. Bromas, chistes, memes

Quizás creas que estás haciendo un favor a tus compañeros de trabajo, pero este acto fácilmente puede volverse en tu contra. Piensa que el humor es subjetivo, y lo que puede ser divertido para ti puede ser ofensivo para los demás. Y a nadie le gusta que su bandeja de entrada se vea inundada por mensajes superficiales y poco útiles.

9. Un "Dimito" en caliente

Puedes estar en el peor trabajo de la historia, en un auténtico infierno, y aun así nunca dimitas por email tras sufrir un calentón.

"Dilo todas las veces que quieras en la cabeza, pero no lo pongas en un mensaje o puede explotarte en la cara", avisa Jaquelyn Youst, consultora de etiqueta y fundadora y presidenta de la Academia de Protocolo de Pennsylvania. "Puedes sentirte bien durante el calentón, pero tendrá consecuencias a largo plazo".

Lo que Youst recomienda es que si estás muy quemado, enfadado, molesto… planifiques una conversación pacífica con tu superior. Si eso es imposible, mejor por teléfono que por correo.

10. Procesos laborales iniciados en otras compañías

No es malo que busques otro trabajo, pero no cometas el error de usar tu correo electrónico o el ordenador de tu oficina para enviar CV o programar entrevistas. El motivo más evidente es que cualquiera que se pasee por tu lado lo podrá leer. Además, algunas empresas registran los emails de sus empleados así que quizás te metes en un gran problema ético.

11. Chismorreos

Te sabes la teoría, que está mal chismorrear, pero quizás lo haces. No solo es de mala educación: la emprendedora Natalie Zfat explica para MarketWatchque puedes entrar en una espiral de paranoia. "Acabarás preguntándote si serás el siguiente en ser el blanco de los rumores y te costará confiar en los demás".

12. Tono extremadamente informal

"Colega", "ola k ase", "hey, qué pasa?", "besitos"... Evita este tono por email aunque conozcas a la persona. "En el entorno laboral por norma general nos hace sentir incómodos, aunque seamos grandes amigos", explica la emprendedora Natalie Zfat.

13. "No me encuentro bien, mañana no vengo a trabajar"

Pedir un día libre por vacaciones o decir que estás enfermo no es un contenido polémico, pero puede meterte en problemas por culpa del medio que has decidido utilizar para comunicarlo.

"Un jefe puede preguntarse por qué se lo dices en escrito y no por persona", explica Patrick Colvin, consultor. "Puede pensar que no te atreves a decirlo en persona porque estás mintiendo".

14. Pedir perdón

No es fácil, pero vas a quedar mucho mejor si pides perdón en persona. Y es que por email es difícil saber si realmente estás arrepentido o no. "El email no es buen canal para pedir disculpas porque puede dar lugar a malas interpretaciones o a problema de comunicación", explica Deb Cheslow, coach vital. "Mejor en persona o por teléfono".

15. Inseguridad

Lee este mensaje:

"Hola. Espero no ser una molestia, pero es que te quería consultar una cosilla. ¿Te va bien al final revisar los documentos antes de las 3 de la tarde? Si no te va bien no pasa nada, eh, ¡me lo dices y tan amigos".

Y ahora compáralo con este:

"Hola. ¿Has podido revisar los documentos como te dije? De lo contrario tienes hasta las 3 de la tarde para mandarme tu feedback; a esa hora mandaré la propuesta sí o sí".

¿Cuál te genera más profesionalidad? ¿Cuál te mueve a reaccionar? El segundo, ¿verdad?

La inseguridad no tiene lugar en los emails, explica Amanda B. Gulino, fundadora de A Better Monday. Debes proyectar seguridad, confianza.

16. Críticas a compañeros, aunque sean constructivas

Puede parecer lógico que, tras leer un informe, decidas enviar por email consejos para evitar futuros errores que has visto en el documento. Al fin y al cabo tus compañeros podrán leer tu feedback con calma, ¿no?

"Aún no he visto un feedback por email que haya sido tomado de buena forma", explica Amanda B. Gulino. "Al contrario, crea un montón de problemas, entre ellos falta de confianza hacia la persona que ha enviado la crítica".

17. Críticas a la empresa

Aunque hayas tenido un día muy difícil, evita criticar a tu empresa usando tu email del trabajo. "Un mensaje así a tus compañeros dice mucho sobre tu actitud hacia la empresa, y fácilmente eso puede llegar a su superior", explica Tiffany Kuehl, reclutadora de Versique. "En el mejor caso, tu jefe te invitará a una reunión para que compartas mejor tus preocupaciones. En el peor caso, te dirá por email que estás despedido".

18. Peleas

De nuevo, el calentón es un mal compañero. Puede que tengas razón. Puede que tu jefe o compañero haya cometido un error y te esté responsabilizando de ello. Antes de desatar tu furia sobre el teclado, cuenta hasta 10, respira hondo y pide a la otra persona una pequeña reunión para contarle, con calma, tu parecer.

19. Compartir marrones

"Oye, que me han dado esta tarea de un cliente y no tengo ni idea de cómo resolverla. Te paso el documento relacionado, ¿le echas una mirada y me dices?".

¿Qué sientes cuando te llega algo así? Seguro que como mínimo fastidio. Se desaconseja hacer esto tanto con compañeros de trabajo como con amigos que quizás te pueden ayudar. En el primer caso, infravalorar el tiempo de tus compis, en el segundo compartes información confidencial de tu empresa sin permiso.

20. "Como te dije en un email anterior…"

Las bandejas de entrada no son series de Netflix y los emails no son episodios. Puede que tú te acuerdas de lo que dijiste en un correo anterior, pero tu destinatario no tiene la obligación de hacerlo.

"Deben evitarse tanto esta frase en concreto como todas sus variantes", explica Jon Brodsky, gerente de Finder.com. "Aunque no sea tu intención, suena muy pasivo-agresivo, parece que estás echando bronca…".