6 reglas para las reuniones virtuales que mantendrán tus equipos comprometidos y te convertirán en un jefe respetado

Los casos de coronavirus siguen aumentando y cada vez más gente trabaja desde casa, lo que normalmente supone un gran aumento de las reuniones.

Pero los encuentros virtuales pueden ser todo un desafío. Una encuesta de Project Management Institute (PMI) ha averiguado que las reuniones virtuales no tienen éxito a menudo debido a las distracciones —como las notificaciones de redes sociales—, la impuntualidad y la falta de comunicación entre compañeros.

Las empresas están teniendo dificultades con la coordinación en remoto. El número de reuniones internas ha aumentado un 40 % desde el inicio de la pandemia, de acuerdo con datos aportados por la compañía de softwareHugo. Esto ralentiza la productividad e indica que hay equipos que tienen problemas para estar centrados cuando se trabaja desde casa.

La forma en la que los jefes gestionan estas reuniones es crucial para el éxito de sus empleados. Un encuentro mal gestionado puede resultar incluso en el "síndrome de recuperación post reunión", cuando los empleados pueden perder incluso más tiempo y productividad para recuperarse mentalmente de las malas reuniones.

"Así como cambian las condiciones de trabajo, también deben hacerlo la estructura y la dinámica de los equipos", comenta en declaraciones a Business Insider la directora para Norteamérica de PMI, Brantlee Underhill. "El mayor error que tienen algunos jefes es seguir operando como lo hacían antes. En la nueva normalidad se requieren habilidades diferentes, roles y responsabilidades más definidas y más agilidad".

Las compañías pueden redirigir la cantidad de tiempo que emplean en las reuniones virtuales a un trabajo más efectivo si los responsables aprenden cómo aprovechar más el tiempo de reunión. Expertos dicen que algunos jefes deberían desarrollar un plan que les ayude a sacar lo mejor de sus empleados.

Aquí van algunos consejos que te ayudarán a ser más eficiente a la hora de dirigir equipos virtualmente, de acuerdo con consejeros delegados y expertos en gestión.

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Ten un orden del día para la reunión

Tener un objetivo concreto puede hacer que la transición online sea menos brusca. Los expertos sugieren a los jefes el crear un orden del día dinámico o compartir un documento con los puntos más importantes. El consejero delegado y cofundador de Parabol, Jordan Husney, recomienda a las compañías compartir un documento de Google o un espacio virtual como Notion.

"La mayor parte de la gente está acostumbrada a que le envíen en orden del día antes de las reuniones", recuerda Husney. "Pero seamos sinceros, es complicado".

Divide en equipos pequeños

Para una reunión más organizada, lo mejor es involucrar a la menor cantidad de gente posible. De acuerdo con Underhill, a la hora de preparar un encuentro virtual, un equipo más pequeño te lo pondrá más fácil.

"Reparte los grupos grandes en otros más pequeños y ágiles para completar tareas específicas", aclara.

Pero en ocasiones no hay forma de evitar las reuniones grandes. En este caso, podría ser útil establecer ciertos gestos, como levantar la mano, para indicar el inicio y el final de un punto.

"Si estás en una reunión grande, utiliza gestos como levantar la mano o algo similar para pedir la palabra", señala el cofundador y director de recursos humanos de Handshake, Ben Christensen. "Puede ayudar a hacer más inclusiva la conversación y es mejor que interrumpir o interpretar gestos faciales en la videollamada".

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Asignar roles y responsabilidades a los empleados

Para una reunión virtual, los expertos recomiendan dividir los puntos entre los diferentes empleados al comienzo del encuentro. Esto previene el multitasking y hace sitio para la responsabilidad, apunta Husney. 

"Las reuniones virtuales son más eficientes si cada miembro del equipo entiende cómo está contribuyendo a la totalidad", incide Husney. "También ayuda asegurar una mayor transparencia y participación, y que cada miembro sepa que tiene voz y espacio",

Ten un plan B por si la conexión falla

No se puede confiar siempre en la tecnología. Christensen recomienda que los jefes tengan siempre una forma alternativa para conectarse si su primer método falla.

"Hay que tener un plan B por si falla la conexión o hay algún imprevisto", ha dicho. Si hay problemas durante la videoconferencia —el vídeo se congela o está borroso, por ejemplo— también te tienes que asegurar de que tus trabajadores sepan cómo acceder a la reunión mediante una llamada telefónica.

Dale a todo el mundo una oportunidad para hablar

De acuerdo con Underhill, es importante mejorar el trato a los empleados. Durante el encuentro, todos necesitan una oportunidad para hablar y debatir sus ideas.

Underhill dice que los jefes deberían dirigir la conversación para asegurar que todo el mundo tiene la oportunidad de participar y que nadie domina la conversación.

Saca tiempo para hablar con tus compañeros

Cuando los empleados trabajan desde casa, es normal que algunos se sientan solos y aislados. Para evitarlo, Husney recomienda a los superiores que saquen un hueco "para la humanidad". 

"Puede ser un simple '¿dónde tienes la cabeza hoy?' o '¿cómo va todo?'", dice Husney.

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Como jefe, hacer tiempo para escuchar a los empleados no solo muestra compasión con su salud mental, sino que es importante para obtener resultados. 

"Si alguien parece un poco alicaído, preocúpate por esa persona", defiende Husney. "Intenta sacar un hueco para charlar".