Cómo deberán los autónomos firmar las facturas electrónicas cuando sean obligatorias

Si eres autónomo no queda mucho para que tengas que cambiar otra rutina y abrazar la factura electrónica, así que más vale saber de antemano cómo conseguirla y cómo usarla. La Ley Crea y Crece, que entró en vigor en 2022, es la responsable. Regula la obligación de facturar a través de medios electrónicos para todos los trabajadores por cuenta propia que operen con otras empresas. 

Esta obligación todavía no está en marcha, puesto que aún se tiene que aprobar el reglamento de facturación electrónica. Sin embargo, basándonos en el borrador que lleva más de un año publicado, estas facturas no tardarán en implementarse y van a tener que cumplir algunos nuevos requisitos para asegurar su autenticidad y origen.

Facturas electrónicas con firma digital

Una de las condiciones más importantes que tendrán que cumplir las facturas electrónicas es la firma digital. Esta firma, aunque todavía es desconocida para muchos negocios, se usa desde 2015 por miles de empresas que facturan con la Administración. Todas ellas están obligadas a usar facturas electrónicas con los Ayuntamientos y demás entidades públicas con las que trabajan. Y, por supuesto, a firmar electrónicamente sus facturas.

¿Qué es una firma digital?

Según la definición del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, una firma electrónica es una huella digital de un documento cifrado con una clave. Esta firma asegura la autenticidad del documento y confirma que no ha sido alterado desde su creación.

Cómo firmar las facturas electrónicas

Para poder firmar las facturas electrónicas, los autónomos, empresas o sus representantes deberán primero descargarse un certificado oficial de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Estos certificados se emiten teniendo en cuenta distintas cuestiones, entre ellas, la naturaleza jurídica de la empresa que los solicita.

Por qué todo autónomo tendrá que presentar la declaración de la renta sin importar el tiempo o ganancias

El certificado para autónomos

Los autónomos pueden firmar sus facturas en su propio nombre a través de los certificados de persona física. Gracias al Certificado Electrónico FNMT de Ciudadano, los autónomos pueden identificarse y compartir sus datos de forma segura en internet con la seguridad de que solo ellos y la persona con la que estén llevando a cabo la firma podrán acceder a esa información.

¿Cómo obtener este certificado?

Lo puedes hacer mediante vídeo identificación, de forma presencial en una oficina, con DNIe o a través de tu dispositivo móvil. Además, este certificado es de gran utilidad para la realización de otros trámites de forma segura como la presentación y liquidación de impuestos, recursos y reclamaciones, etc.

¿Y el certificado para empresas?

Estos certificados, también llamados certificados de persona jurídica o de representación, tienen la misma validez que los de las personas físicas, pero en este caso se utilizan para que una tercera persona pueda firmar en nombre del negocio. Son muy habituales en los negocios, ya que se cuenta con la ayuda de un gestor o un administrador para que realice las gestiones pertinentes y pueda firmar en su nombre.

Entre los certificados de representación se encuentran:

• Certificado para Administrador Único.
• Certificado de Representación de Persona Jurídica.
• Certificados para Entidades sin Personalidad Jurídica.

Cada uno de ellos se utiliza en diferentes circunstancias, dependiendo de si los firmantes son o no socios o si la empresa es una comunidad de bienes, por ejemplo.

¿Cómo incluir el certificado en el programa de facturación?

Una vez se ha obtenido el certificado pertinente, deberá incluirse este en un sistema de facturación para emitir la factura. Presumiblemente, el propio software dará la posibilidad de integrar esta firma digital a través del certificado. Los programas de facturación que cumplan los requisitos marcados por el futuro reglamento deberán poder integrar automáticamente la firma digital en estas facturas.

De igual modo, la plataforma pública de Hacienda seguramente también dará la posibilidad de subir el certificado a la herramienta y plasmar la huella digital en las facturas.

¿Qué requisitos técnicos necesitas para la facturación electrónica?

Aunque aún se está perfilando el reglamento de facturación, ya existe una referencia clara de cómo se exige firmar las facturas electrónicas establecidas en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Facturación Electrónica con la Administración. Según esta normativa, la firma electrónica debe cumplir con ciertos requisitos técnicos para asegurar la validez y autenticidad de la factura. 

Claves para la autenticidad

El Ministerio de Industria, Comercio y Turismo establece que para firmar las facturas electrónicas, los certificados electrónicos reconocidos por la Agencia Tributaria son válidos. Esto incluye:

• Certificados de persona jurídica de ámbito tributario.
• Certificados de representación.
• Certificados de persona física.

Una vez validado el documento con estos certificados, se podrá llevar a cabo la firma electrónica de facturas con otras empresas o facturación B2B.

¿Qué beneficios tiene la facturación electrónica?

La facturación electrónica asegura que las transacciones sean seguras y que las facturas no puedan ser manipuladas una vez emitidas. Además, facilita la gestión de los documentos y reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas.

Por otro lado, la reducción de costos, ya que al eliminar el papel y reducir el tiempo de procesamiento, la facturación electrónica puede ayudar a disminuir costos operativos y mejorar la eficiencia del negocio.

Por último, la seguridad jurídica: la obligatoriedad de la facturación electrónica asegura que los autónomos y las empresas cumplan con la normativa vigente, evitando posibles sanciones y mejorando la transparencia en las operaciones comerciales.