Hemos probado la semana laboral de 4 días durante 6 meses: esto es lo que hemos tenido que hacer para que funcionara y por qué acabamos optando por algo diferente

Ella Hopkins,
Jo Burns-Russell ha implantado la semana flexible de 35 horas para su equipo.
Jo Burns-Russell ha implantado la semana flexible de 35 horas para su equipo.

Cortesía de Jo Burns-Russell

  • La agencia de Jo Burns-Russell participó durante 6 meses en una de las investigaciones más amplias de la semana laboral de 4 días.
  • Durante el experimento, pasó de trabajar 40 horas semanales en 5 días a 32 en 4.
  • Burns-Russell explica cómo ha sido la experiencia y por qué la agencia ha optado por una semana flexible de 35 horas.

Este artículo está basado en una conversación con Jo Burns-Russell, de 41 años, fundadora de la agencia creativa Amplitude, en Northampton, Inglaterra. El texto se ha editado para una mejor extensión y claridad.

Fundé Amplitude en 2008, después de que me despidieran como organizadora de eventos. Se trata de una agencia creativa que se dedica a la animación y la fotografía cinematográfica, el diseño gráfico, la redacción publicitaria y la creación de marcas. Tenemos una gran variedad de clientes, entre ellos Unilever, The Body Shop y Avon.

Ahora tenemos 12 empleados, entre gestores de proyectos, directores creativos y diseñadores gráficos.

Teníamos una jornada normal de 40 horas y 5 días a la semana

Antes de sumarnos al experimento sobre la semana laboral de 4 días, teníamos un poco de flexibilidad en cuanto a las horas de inicio. La gente podía entrar a trabajar a las 8:30 o las 9:30. Pero más de eso, era bastante rígido.

Durante la pandemia del COVID-19 nos pasamos al teletrabajo, aunque la mayor parte del personal volvió a trabajar en la oficina cuando se terminaron los cierres. Esa experiencia me hizo darme cuenta de que existían distintas fórmulas que podíamos implantar en la agencia para dar más autonomía a nuestros empleados sobre sus semanas laborales.

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Cuando en abril mi director de operaciones me habló del proyecto de la semana laboral de 4 días, me pareció un paso natural. Nos apuntamos a la investigación y empezamos en junio.

Estaba nerviosa por la respuesta de los clientes, pero nos apoyaron

La organización encargada del experimento en el Reino Unido, 4 Day Week Global, organizó sesiones para ayudarnos a adaptar nuestra estructura de gestión de proyectos y flujos de trabajo al nuevo sistema.

Hicimos todos estos cambios en los meses previos al inicio de la prueba. La alteración más importante para nosotros supuso una mejora de la comunicación con el cliente en las primeras fases del proceso creativo para poder llegar a todo en la jornada de los 4 días.

Dedicamos más horas a la comunicación con el cliente en las fases de proyecto y planificación para asegurarnos de que, cuando nuestro equipo creativo hubiera llevado a cabo el trabajo, fuese exactamente lo que nos habían pedido y hubiera menos cambios posteriores por parte de nuestros clientes.

Ahí es donde pensé que debíamos hacer nuestro trabajo más eficiente, porque no se puede exprimir la creatividad, eso haría que nuestros resultados no fueran buenos.

Organizamos reuniones con nuestros clientes para explicarles lo que estábamos haciendo. La transparencia para llevar a cabo este cambio era muy importante. De esta manera, implantamos una semana laboral de 32 horas, dando a los trabajadores la opción de tomarse el miércoles o el viernes libres.

Los empleados trabajarían 8 horas al día, pero sólo 4 días a la semana. Preguntamos a cada persona qué le venía mejor: algunos querían utilizar su día libre para sus propios proyectos, optando por el miércoles libre, mientras que otros escogían el viernes para alargar sus fines de semana.

Yo usaba mi día libre para trabajar como DJ, pero a veces tenía que hacer horas extra

Soy DJ y productora musical en mi tiempo libre y elegí los miércoles como mi día de descanso. Intentaba ser estricta: ponía el móvil en silencio y apagaba las notificaciones.

Pero de vez en cuando tenía que trabajar para responder a oportunidades de desarrollo empresarial, por ejemplo, si teníamos un cliente potencial y sólo un par de días para redactar una propuesta.

Los traspasos entre miembros del personal ausente crearon cierto estrés

Cuando empezamos el experimento, cambiamos nuestro flujo de trabajo de gestión de proyectos. Teníamos que asegurarnos de que hubiera un responsable de cada proyecto al que los clientes pudieran acudir en cualquier momento, como un director creativo o un gestor.

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Si tanto el director como el gestor de proyectos estaban fuera el mismo día, asignábamos a otra persona como responsable para que respondiera a las solicitudes de los clientes. Todo el mundo tenía que tener en su firma de correo electrónico los días que trabajaba y estaba disponible, y una nota sobre quién era la persona responsable a la que dirigirse si ella estaba ausente. 

Era importante que hubiera siempre alguien para responder a las necesidades de los clientes. No perdimos nada de trabajo y cumplimos nuestros objetivos. Los ingresos no disminuyeron, pero lo cierto es que tampoco aumentaron.

Pero mantener todo en marcha significaba que más gente trabajaba en varios proyectos. Para algunos, eso era un poco estresante. En el equipo directivo, estábamos acostumbrados a estar presentes en todos los trabajos, pero para el equipo creativo era más difícil trabajar en varios proyectos a la vez.

Me encantaba el equilibrio entre trabajo y vida privada de la semana laboral de 4 días, pero quería hacerlo más flexible

En mi caso, tengo una enfermedad crónica que me causa problemas neurológicos. Las mañanas me resultan increíblemente difíciles y prefiero empezar más tarde.

La semana de 4 días es muy efectiva, pero me seguía pareciendo demasiado prescriptiva. Quería darle más autonomía a mis empleados porque cada uno trabajamos de formas distintas y sabemos cuándo somos más productivos.

Cuando terminó la investigación en diciembre, organizamos reuniones individuales con cada empleado para conocer su opinión sobre el experimento y debatir cómo querían seguir trabajando. Cada uno dio una respuesta diferente.

Yo necesito tiempo por la mañana para hacer fisioterapia, por eso soy la última en llegar a la oficina. Una de mis compañeras tiene 3 hijos y para ella es importante recogerlos del colegio por la tarde. Otros prefieren quedarse con trabajar 4 días a la semana y tener un día extra libre.

Se trata de dar a la gente la posibilidad de elegir

Tras hablar con el equipo, optamos por una semana flexible de 35 horas, distribuidas en 4 o 5 días según las preferencias.

Decidimos no volver a las 40 horas semanales, pero me pareció que 32 horas no eran suficientes para llevar a cabo todos los proyectos que teníamos entre manos porque sabíamos que teníamos que seguir siendo competitivos, así que establecimos las 35 horas. No queríamos perder trabajo.

Trabajar 4 días a la semana sigue siendo una opción, pero no es obligatorio. Los empleados tienen total flexibilidad para organizarse como quieran —ya sea desde la oficina o desde casa—, pero tienen que estar disponibles para las reuniones con los clientes y empezar el día a las 10 de la mañana como muy tarde, porque normalmente las reuniones de equipo son por la mañana, a menos que se tomen ese día libre. 

Una persona puede trabajar 4 días durante una semana y probar a trabajar 5 la siguiente, siempre que los jefes lo sepan la semana anterior.

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La flexibilidad cambia las reglas del juego. Crear ese entorno de trabajo flexible nos ha hecho mejores como agencia creativa y nos funciona muy bien. 

Pero somos una organización pequeña. Es posible que nuestro modelo de trabajo no funcione en organizaciones más grandes y que, si crecemos, tengamos que ser más rígidos con las horas de trabajo de la gente.

Lo más importante para mí es respetar la autonomía de mi equipo. No me corresponde a mí decirles cómo tienen que gestionar sus días. Ellos saben cuáles son los plazos y las reuniones. Aparte de eso, la gente debe poder elegir cómo compaginar su trabajo con su vida familiar.

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