10 atajos y trucos de Documentos de Google que debes conocer para ser un as de la productividad

Documentos de Google es la única herramienta online que puede rivalizar con el Word de Microsoft. Al fin y al cabo, es un software 100% gratuito compatible con casi todos los dispositivos existentes.

Como resultado, prácticamente todo el mundo usa Documentos, y muchos lo hacen a diario. Si no es en el trabajo, ayuda a llevar las tareas de casa, o a colaborar con amigos de todos los rincones en proyectos dispares...

11 funciones ocultas y muy útiles de Google Drive que debes conocer

Pese a su uso universal, muy poca gente conoce a fondo esta herramienta de Google. Por ejemplo, ¿sabes qué puedes usarla como transcriptor de archivos de vídeo o audio? ¿O que puedes recuperar versiones muy antiguas de tus documentos?

Aquí tienes un repaso a los mejores trucos, secretos y funciones la mar de útiles de Documentos de Google. Toma nota porque te ayudarán a ser más productivo, a acabar antes de trabajar para que el ocio empiece lo más pronto posible.

Pero antes de entrar en el meollo, tendrás un breve repaso a algunos atajos que seguro que has pasado por alto.

1. Abrir un nuevo Documento de Google

¿Quieres abrir un nuevo Documento de Google en un santiamén? Fácil: solo tienes que abrir una nueva pestaña en Chrome, teclear doc.new en la barra de navegación y, ¡ya está!

A decir verdad, este truco sirve para abrir rápidamente otros servicios de Google:

• Documentos: doc.new, docs.new, document.new, documents.new
• Hojas de cálculo: sheet.new, sheets.new, spreadsheet.new, spreadsheets.new
• Presentaciones: slide.new, slides.new, deck.new, y slideshow.new
• Formularios: form.new, forms.new
• Calendario: cal.new, meeting.new
• Sites: site.new, sites.new, website.new
• Keep: keep.new

A decir verdad, Google ha empezado a vender sus, nunca mejor dicho, nuevos dominios .new a otras compañías como Medium, eBay, Airbnb...

Por ejemplo, si escribes playlist.new en tu navegador Chrome, se te creará automáticamente una nueva lista de reproducción en Spotify.

2. Interactuar con los comentarios en los documentos

Una de las ventajas de Documentos de Google con respecto a otros programas similares es su aspecto colaborativo. Por ejemplo, puedes añadir comentarios para dar feedback a los documentos de compañeros de trabajo.

Ahora bien, interactuar con estos comentarios puede ser un tanto lioso. La cosa mejora si tienes en cuenta los valiosos atajos. Por ejemplo, responde automáticamente a un comentario con R, pasa al siguiente con J, vuelve al anterior con K o deja un comentario por resuelto con E.

3. Cambiar de color un documento

Colorear tus Documentos de Google es una buena idea para clasificarlos visualmente. ¿Tienes muchos Documentos que deben ser revisados cuanto antes? Ponlos en rojo. ¿Has completado todas las tareas listadas? Déjalo en verde.

Para cambiar de color un Documento, ve a Archivo y Configuración de la Página. Haz clic en Color de la página para cambiarlo a un color predeterminado o editar el tuyo propio.

4. Dibujar en Documentos de Google

A veces un dibujo es la mejor forma de expresar una idea. ¿Sabes que puedes dibujar en Documentos de Google como si del Paint se tratase?

Solo tienes que ir a Insertar, Dibujo y Nuevo para demostrar tus habilidades artísticas. Pero ojo: este método puede provocar que pierdas el tiempo realizando trazos adicionales en lugar de ser productivo.

5. Mirar el número de palabras que llevas mientras escribes

Al igual que Word, Documentos de Google te da la capacidad de saber cuántas palabras llevas escritas. Eso va genial si te has propuesto escribir por ejemplo 500 palabras diarias, o el informe que estás elaborando debe tener una extensión mínima.

Ahora bien: ¿sabías que puedes ver el número de palabras que llevas en tiempo real? Ve a Herramientas, Contar Palabras y habilita la opción Mostrar recuento de palabras al escribirpara que te salga un pequeño recuadrito mientras redactas.

Si quieres saber tu extensión en una parte concreta del documento, solo debes seleccionar dicho fragmento para que te salga esta información adicional.

6. Ampliar las fuentes disponibles en Documentos de Google

Documentos de Google tiene unas cuantas fuentes disponibles de forma predeterminada. ¿Son suficientes para ti? Si necesitas más, quizás desconoces que existe una suerte de almacén digital repleto de otras fuentes, todas de acceso libre.

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Ve a Google Fonts para acceder a miles de fuentes disponibles. Están divididas por familias y además puedes literalmente ver cómo quedan antes de seleccionarlas. Puedes tenerlas disponibles online o descargarlas manualmente en tu ordenador. Además, su buscador es muy avanzado y seguro que con él encuentras lo que necesitas.

7. Utilizar la función de dictado para transcribir audios

Quizás desconoces la herramienta Escribir por voz de Documentos de Google. Es un dictado virtual que va de perlas cuando te resulta más rápido hablar que escribir. 

Más allá de su función principal, también la puedes usar como herramienta de transcripción para vídeos o audios. Imagina que te toca transcribir todo lo importante dicho durante una reunión por Zoom. En lugar de perder tiempo escuchando atentamente lo que se comentó, puedes ganarlo usando Escribir por voz de otra forma.

Para empezar, si quieres usar esta herramienta debes ir a Herramientas y elegir Escribir por Voz. Selecciona el idioma de lo que quieres transcribir. Cuando estés listo, dale el icono del micrófono para que empiece la transcripción.

No obstante, se recomienda que primero inicies el audio o el vídeo a transcribir y que luego le des a grabar. ¿Por qué? Esta función se cierra automáticamente si abandonas Documentos de Google por cualquier motivo. Así que si empiezas la grabación y luego le das a iniciar el audio, la grabación se detendrá.

No hagas nada más mientras estés con esta tarea. Hasta darle a clic a una notificación puede cancelarlo todo.

Ten en cuenta que la transcripción no será perfecta. Tendrás que hacer un repaso para aclarar palabras, añadir signos... Pero la parte dura ya estará hecha.

8. Trabajar offline para evitar distracciones

Internet es un arma de doble filo para un trabajador productivo. Por un lado, ofrece acceso a un sinfín de herramientas útiles. Por otro lado, en todo momento puedes caer en la tentación y perder tiempo en redes sociales o con un videojuego.

Los expertos siempre recomiendan desconectarse literalmente, quitar el acceso a internet, para tener rachas de concentración.

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Pero, entonces, ¿cómo puedes seguir trabajando con Documentos de Google? Fácil: esta herramienta te permite trabajar offline con ciertos documentos.

Antes de nada debes instalar en tu PC la extensiónDocumentos de Google sin conexión. Es gratuita y es oficial de Google. Luego, ve al documento de turno, dale a Archivo y luego a Activar acceso sin conexión. Sabrás que ha ido bien porque te saldrá un tick al lado.

Ya está, ya puedes trabajar sin internet o sin wifi. La próxima vez que te conectes con ese ordenador, los cambios que hayas hecho se trasladarán a Google Drive.

9. Crea tu diccionario personal

Aunque el corrector de Google Drive es muy completo, no es perfecto. No tiene en cuenta palabras muy específicas o jerga especializada. O quizás estás escribiendo ficción y te has inventado conceptos (como los cronopios de Cortázar). Como resultado, cada vez que escribas un término que sabes que es correcto, Documentos de Google te lo subrayará para que lo arregles. Muy molesto, ¿verdad?

La buena noticia es que puedes crear tu propio diccionario y añadir palabras para que el corrector deje de molestarte. Solo tienes que ir aHerramientas, Ortografía y gramática y Diccionario personal.

10. Recuperar versiones anteriores del documento

Da mucha rabia cuando cometes un error garrafal sin darte cuenta, cierras el documento y al día siguiente lo descubres de nuevo. ¡Ya es tarde para arreglarlo! ¿O no?

En realidad, Documentos de Google te permite revisionar casi todas las versiones anteriores del documento. De esta forma, puedes recuperar fragmentos importantes que quizás borraste sin querer, o simplemente ver los cambios que se han producido en un texto tan lejano que ni lo recuerdas completamente.

Para acceder a este modo, solo tienes que ir a Archivo, Historial de versiones, Ver historial de versiones.