Descubre el truco para usar Microsoft Office 365 gratis sin descargar nada (y 9 alternativas gratuitas de regalo)

Existen pocos paquetes de ofimática a la altura de Microsoft Office 365. ¿Su problema? Que quizás no te encuentres en un buen momento como para pagar su suscripción anual. 

No pasa nada: debido a la competencia cada vez más feroz en este campo, Microsoft ha lanzado una versión online 100% gratis de Office 365, con Word, Excel, PowerPoint y compañía. Solo que esta versión está muy bien escondida. Justo abajo tienes el enlace para disfrutar de ella sin necesidad de descargarla.

Una desventaja de esta versión gratuita de Office 365 por eso es que solo puedes acceder a sus funciones más básicas. ¿Y si necesitas hacer un trabajo más complejo?

Para ayudarte a realizar tus tareas sin necesidad de pagar por Office (para que así puedas ahorrar), aquí tienes 9 alternativas gratis de 365 con procesadores de texto como Word, hojas de cálculo como Excel, software de presentaciones como PowerPoint... 

No son programas o paquetes 100% iguales que Office, pero seguro que incluyen las funciones que necesitas.

1. Versión online gratis de Microsoft Office 365

La versión completa de Microsoft Office 365 solo está disponible a través de una suscripción. No obstante, Microsoft debe haber advertido que poco a poco Google Workspace se está convirtiendo en una amenaza seria y por eso ha decidido sacar una versión online gratuita de su paquete de ofimática. Incluye Word, Excel, PowerPoint "y mucho más".

Al ser una versión online de Office, no necesitas descargar o instalar nada: puedes utilizar Word y compañía a través de tu navegador web preferido. Funciona prácticamente como la versión completa, solo que no podrás acceder a sus funciones avanzadas. Usarlo es fácil: accede con tu misma cuenta con la que inicias sesión con Windows 10 u 11 y ya lo tienes.

Pero si no quieres realizar tareas muy complejas, Microsoft Office 365 online puede ser tu mejor elección de este listado. Es fácil compartir los documentos a través de tu cuenta de Microsoft OneDrive, no necesitas convertir los archivos a Word y a Excel porque ya están en ese formato...

Tienes además una versión gratis de Office Online para Chrome así como versión para móviles iOS y Android.

Ahora bien: si necesitas usar procesadores de texto o de plantillas más avanzados, pero sigues sin querer pagar por Microsoft Office 365, prueba con estas alternativas gratuitas listadas a continuación.

2. LibreOffice

LibreOffice es una de las mejores alternativas gratuitas a Microsoft Office 365. Está disponible en 110 idiomas, incluye procesador de texto, hojas de cálculo y software para presentaciones como apps básicas. Además tiene editor de diagramas, base de datos, de fórmulas...

Aunque su formato principal es el ODF (OpenDocument), LibreOffice es compatible con otros formatos populares como los de Office u otros programas de Microsoft Office: DOCX, XLSX, PPTX... Así que podrás importar y exportar archivos sin problemas.

Además, esta alternativa tiene muchas extensiones y plantillas opciones y un visualizador de documentos para Android.

¿La gran desventaja de LibreOffice? Que al ser 100% gratis, y al ser un proyecto open-source, su atención al cliente no está a la altura de otros productos comerciales. Tienes documentación disponible en Internet por si tienes problemas, pero no es lo mismo.

3. Google Workspace

Si no te importa que todas las aplicaciones estén en formato web, y tus documentos queden almacenados en la nube, puede que con Google Workspace ya estés satisfecho.

Google Workspace incluye Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones, Formularios… todos ellos integrados con otras aplicaciones de Google como Gmail, Calendario, Meet, Chat y Drive. De esta forma te será fácil enviar y recibir documentos, coordinar tus presentaciones con los eventos previstos en el calendario, compartir lo que tengas por Drive a través de Meet…

Es una buena alternativa gratuita a Microsoft Office 365 si trabajas mucho en equipo, ya que es fácil compartir documentos, acceder a los de otros y editarlos en conjunto. Además, no necesitas descargar ningún paquete o programa para utilizarlo.

Si lo que te preocupa es la compatibilidad con tus documentos Office, ya puedes dejar de inquietarte: las aplicaciones de Google son compatibles con PDF, DOCX, ODT…

4. FreeOffice

Si estás muy acostumbrado a la interfaz y funciones de Microsoft Office, te adaptarás rápido a FreeOffice porque es casi calcado. Es ideal si, por lo que sea, debes alternar entre Microsoft Office y otra suite similar.

FreeOffice incluye procesador de textos, software de hojas de cálculo y un programa de presentaciones, todos ellos totalmente compatibles con formatos Office como DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT y PPTX. Razón de más para convertirlo en suite secundaria con la que seguir trabajando con los archivos que empezaste con las apps de Microsoft.

Ahora bien, hay algunas desventajas. Puede que no te ocurra a ti, pero FreeOffice suele colgarse. Y no es 100% gratuito. Si no pagas, sus aplicaciones están muy limitadas. Por ejemplo no puedes usar diccionarios o trabajar en modo pantalla completa.

5. Polaris Office

Además del trío de "sospechosos habituales" (procesador de textos, hojas de cálculo y presentaciones), Polaris Office te permite editar y convertir archivos a PDF, es compatible con archivos ODT (los creados con OpenOffice).

Tiene algunos "peros" que colocan a este software unos puestos por debajo a otras alternativas gratuitas: no es 100% gratuito, sino que tiene modo gratuito con anuncios, y esta modalidad está limitada a solo un PC por cuenta. Si no pagas, tu almacenamiento de archivos en la nube es solo de 1 GB.

6. WPS Office

Sus 3 programas (Writer, Presentation y Spreadsheets) imitan a la perfección las aplicaciones principales de Microsoft Office 365 para que te sientas en casa enseguida (y gratis, sin pagar nada). Como incentivos, WPS incluye una app adicional centrada en la conversión de archivos PDF y además está disponible para Android e iOS, también de forma gratuita.

Junto a FreeOffice, es ideal si no tienes tiempo para asimilar o aprender interfaces nuevas. Será abrir WPS Office y ponerte a trabajar enseguida. Hasta las opciones y las interfaces son prácticamente iguales que las de Microsoft. Tiene novedades interesantes, como la posibilidad de gestionar múltiples documentos a la vez.

Como es habitual, todos sus archivos serán totalmente compatibles con las apps de Office, así que puedes continuar el trabajo en WPS sin problemas.

Su gran desventaja es que es una suite pensada para hardware de como mínimo gama media. Si tu ordenador es algo viejo, o ya va lento de por sí, busca otra alternativa.

7. OnlyOffice

La mejor alternativa gratuita si las tareas que realizas en Microsoft Office son muy básicas o bien debes colaborar en equipos pequeños; sus programas se conectan a la nube y te permiten ver los cambios en tiempo real. Permite hasta 20 usuarios colaborando gratis. Para subir ese número hay que pagar según el número de usuarios.

OnlyOffice no es solo una recreación de otras apps, sino que tiene su propio toque. Por ejemplo, puedes instalar diversos plugins opcionales que te permite añadir vídeos de YouTube o utilizar un convertidor de texto en voz natural.

Esta suite incluye además la posibilidad de gestionar documentos, correos o proyectos enteros. Incluye versiones para iOS y Android, ambos gratuitos.

8. Calligra

Calligra es de las suites gratuitas con más servicios incluidos: procesador de texto, creador de bases de datos visuales, gestor de proyectos, hojas de cálculo, dibujo de vectores y aplicación para presentaciones.

El problema es que Calligra es también la alternativa con la interfaz más alejada de Microsoft Office 365 y con más problemas de compatibilidad con documentos conocidos. Además no incluye colaboraciones online. Al menos no todavía.

Utilízala si te interesa los programas añadidos que incluye, pero ten siempre en cuenta sus desventajas.

9. iWork

La alternativa imprescindible si eres usuario de Mac. Pages, Numbers y Keynote abarcan las necesidades básicas de cualquier usuario de ofimática. 

En algunas cosas se parece a Office y en otras es de su padre y de su madre. Por lo tanto no te ajustarás inmediatamente a iWork si vienes de Microsoft. Pero si por motivos laborales trabajas en Mac, merecerá le pena invertir tiempo en adaptarse. Además, su sistema para compartir documentos, entre dispositivos o miembros de tu equipo, es supersencillo e intuitivo.

Otro "pero" de iWork es que sus tres aplicaciones deben descargarse por separado si quieres trabajar desde tu móvil.

10. OpenOffice

OpenOffice es posiblemente la alternativa gratis de Microsoft Office 365 menos pulida (y la más fea por así decirlo), pero cumple su cometido, pesa muy poco (te lo puedes descargar en nada) y es compatible con ordenadores de requisitos muy mínimos.

Hace unos años posiblemente era de los mejores paquetes de ofimática gratuitos, pero a poco a poco la competencia como Google se le ha ido adelantando. Lo bueno es que sus herramientas se actualizan constantemente y los tutoriales son muy accesibles y útiles.