• Hay estudios que afirman que la gente pierde un 28% de su tiempo en leer y contestar correos, una cifra especialmente alta.
• Este dato podría disminuir si aplicas los 11 trucos, filtros y atajos de Gmail que te muestro a continuación.
• Esto te ayudará a mejorar la productividad y a gestionar mejor tus tareas en el trabajo.

Recibir cientos de correos electrónicos cada jornada es el pan de cada día para muchos. Por eso, una buena organización puede resultar de lo más útil en el trabajo. 

Y es que hay estudios que afirman que la gente pierde un 28% de su tiempo en leer y contestar correos, una cifra especialmente alta.

Leer más: 15 servicios y productos de Google increíblemente útiles que seguramente desconoces

Esa es la razón por la que conocer ciertos trucos de Gmail es clave para ahorrar tiempo y planificarse. Además, también te ayudarán a reducir el estrés en el trabajo, ya que una bandeja de entrada organizada equivale a una vida más plena.

Si quieres conocer 11 trucos, filtros y atajos de Gmail que te ayudarán a mejorar la productividad, sigue leyendo...

#1. Programa tus emails para que se envíen más tarde

Si hay una extensión de Gmail que recomiendo para mejorar tu productividad es Boomerang, ya que te permite programar tus correos para que se envíen el día y la hora que tú decidas. 

Está disponible para Chrome, Safari, Firefox y Opera, por lo que no tendrás problemas para instalarla.

Si quieres descargarlo, puedes hacerlo desde su web. Lo único que tendrás que hacer es pulsar el botón rojo que pone “¡Instale esto en su Gmail!“.

Una vez tengas instalada esta extensión, verás que en tu Gmail aparecerá un botón nuevo: Send Later (al lado del botón de Enviar).

Al pulsar, verás que se despliega un menú con múltiples opciones. Ahora tendrás que seleccionar la fecha y la hora a la que quieres que se envíe el correo. Como extra, también puedes configurar el rebote de los correos programados.

#2. Cancela el envío de un correo

Otro de los mejores trucos de Gmail es saber cómo cancelar un correo ya enviado. Eso sí, solo tendrás unos segundos. 

Para ello, tendrás que ir a Configuración > Deshacer el envío > Periodo de Cancelación de Envío 5/10/20/30 segundos. Elige la opción que más te convenga...¡Et voilà!

#3. Organiza tus correos con estrellas de colores

Por defecto, Google tiene habilitado la estrella amarilla para designar los correos más importantes.

Sin embargo, una medida de prioridad a veces no es suficiente, por lo que también propone la opción de incorporar hasta cinco estrellas de distintos colores, así como símbolos de exclamación, información y alerta.

#4. Crea una lista de tareas

Puedes crear listas de tareas con Gmail con los títulos de los correos que recibes en tu bandeja de entrada. Esto puede ser especialmente útil si recibes muchos emails a lo largo de tu jornada laboral y quieres clasificar cuáles son los que tienes que contestar antes y cuáles son los que puedes dejar para después.

Para ello, solo tienes que entrar en el correo que quieras añadir a la lista, pulsar en los tres puntos verticales que aparecen en la parte superior y hacer click en Añadir a Tasks. 

Puedes añadir tantas tareas como quieras, marcarlas como hechas o borrarlas cuando hayas terminado.

#5. Activa las respuestas predefinidas

La mayoría de los correos que enviamos son muy parecidos entre sí. Por eso, las respuestas predefinidas son de lo más útiles.

Para activarlas, escribe un correo y pulsa en los tres puntos que están en la parte inferior del mensaje. Después, haz click en Respuestas predefinidas y Guardar borrador como plantilla. Dale a guardar como plantilla nueva.

De esta forma, cuando quieras contestar con una respuesta predefinida, solo tendrás que pulsar en los los tres puntos inferiores > Respuestas predefinidas > Nombre que le hayas puesto a la plantilla.

#6. Escapa de las cadenas de correos genéricas

Si te han metido en una cadena de correos pero, llegado un momento, quieres salirte, esto es lo que debes hacer:

• Abre la cadena de correos.
• Pincha en los tres puntos de la parte superior.
• Dale a silenciar.

#7. Avisa de tus vacaciones o ausencias

Si estás de vacaciones o te vas a ausentar por unos días por motivos personales, puedes usar la opción de respuesta automática en Gmail.

Para personalizar el mensaje que quieras enviar ve a Configuración > Respuesta automática habilitada > Especifica el periodo > Escribe el asunto y el mensaje.

#8. Descarga la versión offline de Gmail

Imagina que quieres gestionar unas cuantas tareas en tu correo, pero estás a punto de subirte a un avión y no tienes conexión a Internet de ninguna forma. Para ello, es especialmente útil Gmail sin conexión. 

Para ello, solo tendrás que descargarte la extensión y empezar a utilizarlo. Cuando te conectes a la Red, se sincronizará automáticamente.

#9. Pospón mensajes

Desde que se estrenó la nueva interfaz de la plataforma, el truco de Gmail favorito de todos los usuarios es el de posponer mensajes. Puedes seleccionar uno o varios correos y simplemente retrasarlos para que vuelvan a llegar a tu bandeja de entrada más tarde.

Sólo tienes que seleccionar el correo que quieras volver a ver más adelante, abrir la ventana de Ajustes y luego darle a Posponer.

Selecciona cuándo lo quieres recibir. Por defecto vienen opciones predeterminadas como Mañana, Hoy Más tarde o La Próxima semana, pero si lo prefieres puedes seleccionar tú la fecha y hora en la que te será reenviado de nuevo.

#10. Crea y cambia filtros

Los filtros son uno de los trucos más útiles de Gmail. Para ello, solo tendrás que seguir los siguientes pasos:

• Abre Gmail.
• En el cuadro de búsqueda de arriba del todo, haz clic en la flecha hacia abajo.
• Escribe los criterios de la búsqueda. Para comprobar si la búsqueda es correcta, haz clic en Buscar para ver qué correos aparecen. 
• Al final de la ventana de búsqueda, haz clic en Crear un filtro con estos criterios de búsqueda. 
• Elige lo que quieres que haga el filtro con los mensajes.
• Haz clic en Crear filtro.

Si, una vez creado, quieres cambiar un filtro en Gmail, solo tendrás que seguir estas instrucciones: 

• Abre Gmail.
• Haz click en la rueda dentada (arriba a la derecha).
• Pulsa en Configuración.
• Haz click en Filtros y direcciones bloqueadas.
• Localiza el filtro que quieras cambiar.
• Pulsa en editar (para cambiarlo) o en eliminar (para borrarlo). Si editas el filtro, haz click en Continuar cuando termines de hacer cambios.
• Haz clic en Actualizar filtro o en Aceptar.

#11. Atajos de teclado

A continuación, ahí van unos cuantos atajos de teclado para Gmail. Antes de nada, debes activar las combinaciones de teclas para que funcionen.

Para ello: Abre Gmail > Click en la rueda > Configuración > Configuración Avanzada > Combinaciones de teclas personalizadas > Habilitar > Guardar cambios

Redacción y Chat

• Mensaje anterior en una conversación abierta: p
• Mensaje siguiente en una conversación abierta: n
• Seleccionar la ventana principal: Mayús + Esc
• Seleccionar el chat o la ventana de redacción más reciente: Esc
• Ir al chat o la ventana de redacción siguiente: Ctrl + .
• Ir al chat o la ventana de redacción anterior: Ctrl + ,
• Enviar: ⌘/Ctrl + Intro
• Añadir destinatarios a Cc: ⌘/Ctrl + Mayús + c

Formato de texto

• Fuente anterior: ⌘/Ctrl + Mayús + 5
• Fuente siguiente: ⌘/Ctrl + Mayús + 6
• Reducir el tamaño del texto: ⌘/Ctrl + Mayús + -
• Aumentar el tamaño del texto: ⌘/Ctrl + Mayús y +
• Negrita: ⌘/Ctrl + b
• Cursiva: ⌘/Ctrl + i
• Subrayado: ⌘/Ctrl + u

Acciones

• Seleccionar la barra de herramientas: ,
• Seleccionar conversación: x
• Añadir o quitar una estrella/rotar entre superestrellas: s
• Archivar: e
• Silenciar la conversación: m
• Marcar como spam: !
• Responder: r
• Marcar como leído: Mayús + i
• Marcar como no leído: Mayús + u
• Marcar como importante: + o =

Cambios de sección

• Recibidos: g + i
• Destacados: g + s
• Enviados: g + t
• Borradores: g + d
• Todos: g + a

Aplicación

• Redactar: c
• Redactar en una pestaña nueva: d
• Buscar mensaje: /
• Buscar contactos de chat: g
• Abrir el menú "Más acciones": .