Es la reunión que aparece en tu calendario con un título insignificante —"1:1" o quizá "1x1"— y que, sin embargo, puede ser muy importante.

Esa reunión rutinaria con tu jefe puede desempeñar un papel decisivo en el progreso de tu carrera profesional y en tu grado de satisfacción en el trabajo e incluso en tu vida.

El problema es que muchos jefes, e incluso sus subordinados, lo hacen mal. Así lo afirma Steven G. Rogelberg, psicólogo organizacional y profesor de la Universidad de Carolina del Norte en Charlotte (Estados Unidos). Rogelberg estudia estas reuniones, tan habituales en la mayoría de los trabajos como las bandejas de entrada desbordadas.

En una época en la que muchos de nosotros afirmamos estar agotados, estresados o simplemente aburridos en el trabajo —y en la que muchos de nosotros no siempre vemos a nuestros jefes cara a cara—, es esencial acertar en las reuniones individuales, explica Rogelberg a Business Insider.

Uno de los mayores problemas es algo con lo que puede identificarse cualquiera que haya estado alguna vez en una mala reunión individual de este tipo: el jefe habla demasiado o utiliza las reuniones únicamente para hacer una lista de tareas, en lugar de dejar que el trabajador dirija la conversación, añade Rogerlberg.

Un post de 2023 en la aplicación Blind deja claro qué hay en juego: "Cada segundo de los 30 minutos se dedica a discutir las actualizaciones del proyecto", escribió la persona, y añadió: "Salgo de cada reunión a solas sintiéndome desesperanzado, desmotivado, enfadado y disgustado. Llevo 8 años en el mundo del software y es la primera vez que me siento así".

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"Es algo parecido a disfrutar de una buena comida, pero si el servicio es malo, la experiencia no es buena", resume Rogelberg, refiriéndose a una reunión en la que solo se abordan los aspectos prácticos del trabajo.

Rogelberg dice que las reuniones uno a uno están diseñadas para satisfacer las necesidades tácticas de un trabajador y las personales. Según Rogelberg, profundizar en las necesidades personales significa decir cosas como "cuéntame más", para que un jefe pueda entender en qué puede necesitar ayuda un trabajador más allá de una lista de tareas pendientes. 

Pero los jefes suelen pasar por alto las necesidades personales porque requieren más trabajo.

No tienen por qué ser tan largas

Los jefes deberían reservar unos 25 minutos a la semana, o 50 minutos si es cada dos semanas, según Rogelberg, que es autor del librpo Glad We Met: The Art and Science of 1:1 Meetings" Reunirse más de una vez a la semana puede hacer que los trabajadores se sientan microdirigidos, mientras que reunirse sólo una vez al mes puede hacer que los trabajadores sientan que el jefe no se preocupa. En última instancia, lo que importa más que la duración de las reuniones es cómo se aprovecha el tiempo, afirma.

Por supuesto, no todos los trabajadores están dispuestos a charlar. Un usuario de Reddit se alegró de que se eliminaran las reuniones individuales. "Mis últimas reuniones cara a cara se han cancelado en el último minuto y me ha alegrado el día", escribió el trabajador.

Rogelberg recomienda que si un jefe tiene que cancelar un cara a cara, debería reprogramarlo antes de que se produzca la reunión, aunque sea solo por la mitad de tiempo. "En realidad, eso es más valioso que dejarlo pasar", ha añadido el autor.

Según Rogelberg, los jefes deberían preguntarse a sí mismos qué retos quieren plantearles a los trabajadores, cómo pueden apoyarlos mejor y qué les va bien y qué no. Recomienda que las reuniones incluyan una franja de tiempo para centrarse en cuestiones a largo plazo. 

También es posible dedicar una de cada cuatro reuniones a esas ideas, señala.

Un buen cara a cara puede hacerte más feliz

Según Rogelberg, las encuestas demuestran que la mitad de las reuniones individuales obtienen malas calificaciones por parte de los trabajadores y que los jefes siempre piensan que lo están haciendo mejor de lo que lo hacen.

Es comprensible que los jefes acostumbrados a llevar la voz cantante sigan promoviendo las reuniones individuales. "Las investigaciones demuestran que hablar de uno mismo activa las mismas áreas del cerebro que se asocian con la buena comida y el sexo", bromea Rogelberg.

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Cuando los jefes se precipitan al dar su punto de vista sobre cómo resolver los problemas, pueden frenar el desarrollo del empleado y minar su motivación.

Además de consumir demasiado tiempo, el repaso de las tareas pendientes hace que los directivos caigan en lo que Rogelberg denomina la trampa de la actualización del estado. "Ese no es el objetivo de estas cosas. Porque eso solo satisface las necesidades del directivo", afirma.

Esa es una de las razones por las que los trabajadores deben presentarse preparados. Rogelberg recomienda que sean los subordinados directos quienes hablen entre el 50% y el 90% de las veces. Y los jefes deben escuchar.

"No se trata de actividades opcionales para los jefes", afirma. "Es la única reunión que no debe ser a través del correo electrónico".