Divide y vencerás: el método para reducir a la mitad el tiempo que dedicas al mail

¿Te agobia mirar el número de correos pendientes que tienes? No eres el único, según la consultora de productividad Double Gemini el 70% de las personas tiene más de mil mails en su bandeja de entrada. 

Si se te acumulan es porque debes gestionarlo mejor. Es obvio que es necesario dedicar tiempo al correo electrónico para trabajar, pero no debe consumir tanto tiempo y mucho menos ser contraproducente.

Existen muchos trucos para dedicar un tiempo exclusivo a revisar y contestar mails, pero al final no suelen funcional. El CEO de Double Gemini, Prasanth Nair, probó casi todos. Hasta que entendió que  los correos electrónicos, en realidad, más que mensajes, son acciones. 

Cuando entendió esto comprendió que no tenía sentido que se ordenaran de forma predeterminada por fecha en la bandeja de entrada. Y es que aunque se marquen como importantes, los nuevos mails se acumulan a continuación.

Así que buscó otro modo de clasificarlos y priorizarlos, lo que ha llamado el método Stack.

Así funciona

Lo primero que debes hacer es organizarte en función a tu trabajo y el uso que le das al mail. Según esto crea varias carpetas, de 3 a 6, por ejemplo. Estas son algunas de las que recomienda Nair.

• Responder: aquí incluye los correos electrónicos que necesitan de tu respuesta.
• Reenviar: esta es para aquellos que son para delegar en otro o enviar. 
• Reunión: cualquier evento o reunión para programar en el calendario.
• Revisar: newsletters o correos electrónicos en los que no necesitan de una respuesta, solo de lectura.
• Tareas: aquellas cosas que debes hacer y a las que quieres añadir un recordatorio.

No tienes por qué tener todas estas, quizás para ti no tengan sentido, así que lo mejor es que las adaptes a tus necesidades.

La idea es que empieces el día clasificando los mails en su carpeta correspondiente, para esto te puedes ayudar de los métodos abreviados del teclado. Una vez los tengas controlado, puedes ir comprobando lo que tienes que hacer en el día, responder, reenviar o confirmar las reuniones.

Lo mejor es que cuando te ocupas de cada carpeta te concentras en contestar y te centras solo en eso. Luego con el calendario gestionas las reuniones y así no tienes que ir intercalando unas acciones con otras y distrayéndote. Si quieres ir más allá, puedes marcar, archivar y administrar las acciones.

Otro consejo es revisar el correo un número limitado de veces al día y también por un tiempo reducido, ya que las interrupciones constantes hacen que te desconcentres de tu trabajo. Un buen truco para esto es no tenerla siempre abierta y a la vista.

*Si tiene 100 correos electrónicos, Nair dice que tarda unos cinco minutos en moverlos.