La mayoría de las reuniones pueden evitarse, pero si necesitas tener una, sigue estos 3 consejos para estructurarla, según un excomandante de la Marina de EEUU

• Jocko Willink es un excomandante de los SEALs (el cuerpo de operaciones especiales de la Marina de EE.UU.) que se convirtió en autor de un best seller, presentador de podcast y consultor de liderazgo. Su nuevo libro se titula Leadership Strategy and Tactics (Estrategia y tácticas de liderazgo, en español)
• Willink asegura que la mayoría de las reuniones pueden evitarse, pero si es necesario, una lista de puntos de decisión debería reemplazar la tradicional agenda para mantener una reunión lo más breve y eficiente posible.
• Ha explicado que si lideras tu propio equipo o colaboras con otros líderes, es importante rebajar tu ego y no descartar nada de primeras.
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Jocko Willink pasó 2 décadas en los SEALs, atesorando un gran reconocimiento como el comandante más condecorado de la 'Unidad de Operaciones Especiales' de la Marina que prestó servicio en la Guerra de Irak. Pero su carrera militar no siempre estuvo llena de acción. Al ascender de rango, tuvo que lidiar con innumerables horas de planificación y estrategia, y  en consecuencia, mucha burocracia.

Después de que Willink se retirara en 2010, fundó la consultora Echelon Front, especializada en liderazgo, con Leif Babin, el segundo de abordo en el pelotón. Poco a poco la dinámica de equipo del campo de batalla se trasladó a la oficina, y ambos comprobaron que sus principios de liderazgo funcionaban muy bien en ambos escenarios.

En una entrevista a Business Insider  para presentar su nuevo libro,  Estrategia y tácticas de liderazgo, Willink ha aconsejado como lección básica para las empresas: "La mejor forma de tener reuniones eficientes es no tenerlas. La gente tiene reuniones que son totalmente innecesarias todo el tiempo".

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Pero evidentemente hay ocasiones en las que tienes que reunir a tu equipo y necesitas que salga lo mejor posible. Estos son los tips según Willink para unas reuniones de equipo más eficientes.

No planees demasiado, o te confíes demasiado, en tus reuniones

Willink ha condensado su libro en 3 consejos para estructurar eficientemente tus reuniones.

1. Lo primero es confirmar que será útil

Cuando tienes a tu equipo reunido en una sala de conferencias, quieres que se involucren con los temas en cuestión. Si están utilizando esa reunión para realizar tareas que podrían estar haciendo por separado cada uno en su puesto, entonces no necesitabas tenerla.

3. Diseña los puntos clave

Usar una agenda para estructurar una reunión es la mejor manera de perder el tiempo, ha sentenciado Willink.

"No es... Vamos a hablar de esto. Vamos a hablar de eso. Vamos a hablar de la otra cosa. No. Es... "vamos a tomar una decisión sobre esto, esto y esto". Fin.

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2. Mantén la reunión lo más corta posible

Hay excepciones para todo, pero para una reunión rutinaria de oficina, Willink recomienda unos 20 minutos. "Si una reunión va a llevarte una hora, entonces no has hecho suficiente trabajo de preparación", ha explicado.

No dejes que tu ego te lleve a discusiones triviales

Uno de los mantras de liderazgo de Willinks es "controla tu ego". Es decir, lidera con humildad y confía en tus subordinados y compañeros.

Si tienes una reunión con tu equipo y todos tienen la tarea de proponer un plan, pueden tener ideas que no se alineen perfectamente con lo que tenías en mente. Sin embargo, como regla general, debes estar dispuesto a dejar que tus compañeros sigan con su propuesta si están seguros de que pueden hacer el trabajo, aunque no sea exactamente como lo tenías planeado, ha aconsejado Willink.

Esa decisión permite que tengan la 'propiedad intelectual' de su plan, y es probable que hagan un mejor trabajo que si se les diera un mandato con el que no están totalmente de acuerdo.

Willink ha resaltado que "una vez que hagas eso, y vean que tienes una mente abierta, estarán abiertos a tus ideas".

No seas demasiado ambicioso

En una entrevista sobre su libro, La dicotomía del liderazgo, de 2018, Willink y Babin dijeron a Business Insider que la planificar de más podría ser contraproducente. 

Para Babin, ese peligro podría haberle costado la vida. Durante un despliegue en Irak, Babin se preparó para una misión que esperaba que durara al menos 24 horas empacando lo suficiente como para abordar cada punto de la operación. Empacó  demasiado, como si se dirigiera a la 'Tercera Guerra Mundial', como un ejército de uno, dijo.

Pero debido a que llevó tanto equipo con él, fue demasiado peso para la larga caminata e interfirió con su capacidad para liderar. En ese momento fue consciente de lo que supone llevar tantos suministros, y desde entonces se equipa para 3 o 4 operaciones por misión. 

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Es importante estar abierto a diferentes propuestas al intentar llegar a una decisión durante una reunión, pero no vale la pena esperar contentar a todo el mundo.

"Una vez que tomas la decisión, quédate con ella", dijo Willink en esa entrevista con Babin. "A veces vemos negocios en los que invierten tanto tiempo y tanto esfuerzo en la planificación que en realidad nunca avanzan en la realización del proyecto", explicó. "Por supuesto que hay que planear, pero no puedes pasar tanto tiempo en ella que nunca puedas hacer nada".

Este contenido fue publicado originalmente en BI Prime.