La matriz de gestión del tiempo de Eisenhower para aprender a priorizar y acabar con las tareas pendientes

La forma de organizarte hará que tengas más o menos tiempo libre al final del día. También puede liberarte del estrés o evitar que termines "quemado". 

Gestionar tu jornada con antelación y marcarte objetivos son algunas estrategias que pueden ayudarte en ello. Pero si hay un pilar básico de la buena organización es la capacidad de priorizar.

Todo el mundo sabe que para ser productivo y lograr encarar esa larga lista de obligaciones que no se acaba nunca es necesario poner algo de orden. Y que la mejor manera de ordenar es empezando por la tarea más ardua o compleja para que después todo sea coser y cantar.

Parece lógico y fácil, pero a la hora de ponerla en práctica, las obligaciones se acumulan, hay que cumplir con los objetivos y todo resulta importante y urgente. Cómo priorizar entonces cuándo todas las tareas parecen iguales.

La clave de ello está precisamente en pensar que importante y urgente son sinónimos, cuando en realidad esconden una diferencia sutil que marcará la diferencia a la hora de acabar con las tareas pendientes y lograr tus objetivos.

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

La matriz de Eisenhower es una herramienta para priorizar de manera efectiva al organizar las tareas según su urgencia e importancia. 

Toma su nombre de Dwight D. Eisenhower, 34º presidente de Estados Unidos y general galardonado durante la Segunda Guerra Mundial. En un discurso de 1954 se cuenta que dijo: “Tengo 2 tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”.

Stephen R. Covey popularizó la matriz en su libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva, "afirmando que nos encontramos ante una cuarta generación de gestión del tiempo, mucho más efectiva, en la que ya no se trata de gestionar el tiempo en sí, sino de gestionar dónde debemos poner nuestra atención en cada momento", explican desde FacileThings

Funciona clasificando las cosas por hacer en 4 categorías: las tareas que debes hacer, las que programarás para más tarde, aquellas que delegarás y las tareas que dejarás de hacer. 

La diferencia entre urgente e importante

Las tareas urgentes requieren atención inmediata. Implica  un plazo, por lo que sino se hacen en un debido tiempo habrá consecuencias. Lo que a su vez genera estrés y que se aborden de una manera más reactiva.

Las tareas importantes en cambio no requieren atención inmediata, pero ayudan a lograr objetivos a largo plazo, por lo que suelen ser más estratégicas. Se afrontan de manera más calmada y reflexiva.

El problema es que muchas veces se cae en el error de considerar como urgente e importante algo que en realidad no lo es. Puede que pienses que esa llamada o esos mails en tu bandeja son algo que afrontar ya, pero en realidad por muy útil que te hagan sentir, no estás siendo lo productivo que deberías ser.

La idea central de la matriz es que todas las tareas que debes hacer se pueden organizar en 4 cuadrantes en función de su importancia y urgencia.

La estrategia de Eisenhower para tomar acción y organizar sus tareas es simple. Utilizando la siguiente matriz de decisiones, separará sus acciones en función de cuatro posibilidades.

• Urgente e importante: tareas que harás inmediatamente.
• Importante, pero no urgente: tareas que programarás para más adelante.
• Urgente, pero no importante: tareas que delegarás.
• Ni urgente ni importante: tareas que eliminarás.

La matriz sirve para organizar tanto tu vida profesional como laboral. Así en el primer cuadrante de cosas urgentes e importantes podría haber un plazo de entrega del proyecto o revisar un documento que necesita tu jefe esta tarde, pero también la visita al médico o el plazo de la renta.

Otro aspecto importante es tener en cuenta que aunque las tareas no urgentes pero importantes pueden aplazarse, son vitales para hacerte avanzar, como hacer contactos profesionales o mejorar el inglés, por lo que posponer eternamente impedirá que logres tus objetivos.