Más espacio, modelos híbridos, terrazas y diseño biofílico: cómo diseñar las oficinas para volver a atraer a los trabajadores, según los expertos

Al inicio de la pandemia de coronavirus, la mayoría de sectores en los que el trabajo presencial no era indispensable para su negocio recurrieron al teletrabajo para mantener su actividad a pesar de las medidas de confinamiento. Para muchos empleados fue una tarea compleja adaptarse en los primeros meses, pero en la actualidad se ha convertido en una opción cada vez más demandada.

Por este motivo, muchas empresas se están planteando cómo diseñar o reformar las oficinas para volver a atraer a sus empleados a la presencialidad tras más de un año de teletrabajo. Para responder a esa pregunta, Business Insider España ha contactado con varios despachos de arquitectos y consultoras de espacios para conocer cómo están cambiando las oficinas, la inversión de las empresas en ellas y las tendencias de diseño.

"Lo que va a pasar es que nos vamos a reafirmar ya en elementos que veníamos hablando y reflexiones sobre las que nos habíamos convencido desde hace tiempo", asegura Carlos Lamela, cofundador y presidente ejecutivo de Estudio Lamela. "Vamos a valorar mucho más los espacios al aire libre, la apertura de las ventanas, los espacios verdes interiores, o sea, vamos a ir a un tipo de oficina un poquito más amable y, desde luego, más amplia", añade.

Afianzar cambios que ya estaban presentes antes de la pandemia

Así, Lamela considera que se volverán a asignar más metros cuadrados por trabajador como principal cambio. "Cuando estudiaba hace ya mucho tiempo para proyectar un edificio de oficinas, se calculaba entre 12 y 15 metros por persona. Hoy estamos hablando incluso antes de la pandemia de entre 7 y 10, con lo cual ya vamos a tener que volver a estándares anteriores y hacer oficinas mucho más holgadas, con espacios comunes más polivalentes y más flexibles", destaca.

Para Teo Manzano, director de Innovación de Steelcase Iberia, una multinacional que ofrece un servicio integral de consultoría del espacio de trabajo, el coronavirus ha afianzado cambios en lugar de provocarlos. "Una de las cosas que creo que ya algunas empresas habían empezado a hacer un poco antes de la pandemia, y creo que la pandemia afianza esa tendencia, es que realmente hacen falta espacios más colaborativos y más efectivos en los espacios de trabajo", asegura.

Manzano señala que la pandemia ha consolidado la implantación de políticas de teletrabajo, que permiten, en su opinión, un uso más eficiente de los recursos. "Si voy a la oficina, realmente voy a ir para sacar un trabajo productivo, y entonces yo creo que los espacios están evolucionando a tener mejores opciones de colaboración", afirma, destacando que se evitará el amontonamiento de trabajadores en espacios abiertos.

Miguel Fernández, director general de Tetris España, del grupo consultor inmobiliario JLL, coincide en señalar que los cambios ya estaban presentes. "El sector de oficinas siempre ha estado en constante evolución y, después de una crisis como la que hemos pasado, las tendencias que han marcado su evolución se han acelerado. Una de ellas, y la más notoria, ha sido la llegada del teletrabajo, que para muchas compañías, ha supuesto un gran cambio en la forma de diseñar y utilizar las oficinas", afirma.

Por este motivo, Fernández recalca que el teletrabajo ha superado las reticencias de muchas empresas y su implantación ha supuesto una menor necesidad de espacio de trabajo. "El impacto directo [del teletrabajo] es la reducción de metros cuadrados alquilados, pero con una inversión idéntica para crear espacios nuevos, diferenciales y atractivos para que sus empleados quieran volver a las oficinas", destaca.

Ventilación, materiales higiénicos y más espacio para la colaboración

En cambio, Joan Pallarés, CEO y cofundador de Contel —una empresa familiar especializada en muebles de oficina que ha trabajado con Seat, Glovo o Naturgy—, considera que los cambios no son tan generalizados, aunque siguen un patrón similar. "Creo que ya en algunas oficinas, aunque no en todas, se está intentando hacer los espacios un poquito más amplios para que el empleado no se encuentre tan apretado como ha estado hasta ahora, aparte de los cambios que ha habido en el nuevo diseño de las oficinas, tipo Google o Apple, oficinas más home", aclara.

Además, Pallarés destaca la importancia de la ventilación de los espacios de trabajo. "En nuestras oficinas, tenemos unas máquinas que van renovando todo el aire constantemente. Al final lo que tenemos que dar a los empleados es un poco de tranquilidad y que vengan confiados al lugar de trabajo", añade, apostando por un diseño que evite las zonas cerradas y se adapte a las comodidades que hasta ahora han tenido los teletrabajadores en sus casas como clave para atraerlos de vuelta a las oficinas.

"En el caso de nuestro sector, el último año nos ha dejado un nuevo escenario y nuevas necesidades en el espacio de trabajo: distancia social, cuidado de la salud, una creciente digitalización y el trabajo colaborativo en espacios exteriores", asegura en la misma línea Soledat Berbegal, consejera y directora de reputación de marca de Actiu —una empresa alicantina dedicada al mobiliario de oficina—, resaltando la implantación de culturas de trabajo híbridas que permitan trabajar desde cualquier lugar.

"La oficina tradicional está evolucionando de forma flexible, ágil y smart para atraer el talento, la creatividad y sacar el máximo partido a la presencialidad, estando seguros", recalca Berbegat, destacando que asegurar el bienestar físico y emocional de los trabajadores es uno de los valores intangibles que deben respetar los espacios corporativos y de trabajo.

La consejera de Actiu afirma que están ganando importancia los materiales antibacterianos, las melaminas antihuellas, los productos que repelen la suciedad y los tejidos fácilmente lavables. "El reto ahora es fabricar productos que cumplan las medidas higiénicas, pero sigan procesos sostenibles", explica, resaltando además la importancia del mobiliario ergonómico y la optimización de la luz, la temperatura y la calidad del aire.

Modelos híbridos: el equilibrio entre empleo presencial y teletrabajo

En cuanto al futuro del empleo presencial, Carlos Lamela asegura a Business Insider España que el trabajador debe tener un incentivo para volver a la oficina, que dependerá del atractivo que le aporten sus empleadores, y apuesta también por modelos híbridos. "Creo que el teletrabajo se va a combinar de una forma clara con el trabajo presencial, pero irá también modulándose esta proporción en función del tipo de trabajo, del tipo de empresa y del tipo de producto que se ofrezca", añade.

De todos modos, el cofundador y presidente ejecutivo de Estudio Lamela descarta que el empleo en remoto vaya a imponerse de forma generalizada tras la pandemia. "El teletrabajo va a ser algo ya incorporado, pero no de una forma que pueda afectar evidentemente al 100% de la plantilla, sino a lo mejor puede llegar a afectar a un 10% o a un 15% de forma general", calcula. 

En cuanto a la inversión de las empresas en sus oficinas, Carlos Lamela alude a la paralización de la actividad desde el inicio de la pandemia hasta los primeros meses de 2021, con las empresas a la expectativa de la nueva situación. "Creo que ahora ya el tema del covid se está olvidando y las empresas vuelven a invertir, con lo cual no hay duda de que vamos a recuperar el tiempo perdido", pronostica. 

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Teo Manzano, por su parte, destaca que durante la pandemia se ha valorado la reducción del tiempo de desplazamiento y la mejora de la conciliación como ventajas del teletrabajo, aunque señala carencias en la conexión social y profesional entre compañeros. "Esa es una parte que puede ayudar a crear espacios mejores, que los espacios permitan tener una colaboración más efectiva, que sean más adecuados", detalla.

Además, el director de Innovación de Steelcase considera que el coronavirus ha reforzado la tendencia a tener en cuenta el bienestar de los empleados, tanto en el plano físico, con mejor iluminación, ventilación y ergonomía, como bienestar cognitivo y emocional. "Hemos visto un incremento en las tendencias de añadir diseño biofílico en los espacios, igual que nos pasa en casa, añadir plantas y elementos que nos recuerdan a la naturaleza para estar más a gusto en la oficina".

Martínez prevé además que una mayoría de empresas optarán por modelos híbridos y colaborativos como vía para mejorar su eficiencia y optimizar recursos de espacio. "Entendemos que hay entre un 60 y un 70% de empresas que van a optar por políticas híbridas en mayor o menor medida", estima, señalando que se concretará en un 20% o un 40% de tiempo de teletrabajo, aunque dando por seguro que todas las empresas mantendrán sus oficinas, al menos para interactuar con sus clientes.

Soledad Berbegal también alude a las ventajas e inconvenientes del teletrabajo y explica que un estudio de Actiu realizado a mediados de 2020 refleja que más de la mitad de los encuestados echaba en falta más relación con sus compañeros y un tercio señalaba carencias de espacio y mobiliario. "De ahí que el 73% de los 400 encuestados prefirieran volver a su entorno de trabajo, aunque teletrabajando algún día a la semana", añade, apuntando a que los modelos híbridos han llegado para quedarse.

"Para aportar a su equipo los espacios que necesitan para desarrollar su trabajo con comodidad, las empresas deben tomar en consideración el diseño del entorno, el mobiliario y las herramientas necesarias para asegurar el confort y el bienestar", recalca, destacando que su compañía ofrece tecnología que permite optimizar las condiciones de trabajo y la importancia de elementos ágiles para fomentar la fidelización, colaboración, creatividad y productividad del personal.

Por su parte, Joan Pallarés afirma que ya hay muchas empresas recurriendo a los sistemas híbridos, que considera que ayudan a crear espacios más amplios en las oficinas. No obstante, asegura que la inversión de las empresas no está siendo demasiado grande y descarta que el teletrabajo se acabe imponiendo. "Somos del sur y nos gusta ir al despacho, relacionarnos o socializar con los compañeros, y la gente lo echa en falta", añade.

"Aunque el teletrabajo esté a la orden del día, hay estudios que afirman que muchos trabajadores echan de menos las oficinas", coincide Miguel Fernández, resaltando que ya existen espacios donde se conjugan la tecnología y la sostenibilidad para diseñar zonas de concentración individuales, salas de reuniones flexibles y conectadas, zonas de trabajo en equipo con mobiliario versátil o lugares de encuentro informales entre compañeros.

Terrazas y espacios al aire libre, según el presupuesto de cada empresa

El director general de Tetris España señala además una tendencia común entre residencial y oficinas, como es el mayor atractivo de los espacios abiertos al exterior. "Las zonas verdes o terrazas comunitarias son muy demandadas, pero también existen requisitos de servicios adicionales como gimnasios, zonas al aire libre de bienestar o descanso, salas de reuniones exteriores,…", enumera.

Sin embargo, Fernández reconoce que muchas empresas no tienen capacidad económica para acceder a este tipo de espacios cuando alquilan una oficina. "La realidad es que muchas empresas no pueden afrontar tal inversión, y ahí es donde la sostenibilidad con sus espacios verdes entra en juego para poder ofrecer ese 'green effect' tan significativo para todos", explica.

Carlos Lamela, por su parte, destaca que esta tendencia no es nueva. "De forma clara, antes de la pandemia muchas empresas ya empezaban a demandar espacios verdes incorporados, terrazas para que la gente pudiese mantener reuniones al aire libre", asegura, señalando que los espacios exteriores más valorados son los ajardinados y los que cuentan con un diseño atractivo para el trabajador. 

Mientras, Soledad Berbegal también considera que los espacios exteriores han ido ganando importancia, siempre que la climatología lo permite. "Emplear los espacios exteriores de las empresas permite aprovechar tanto los metros cuadrados como los beneficios anímicos que supone disfrutar del aire libre durante la jornada de trabajo", señala, destacando que Actiu siempre ha dado importancia a los espacios exteriores tanto en sus instalaciones como en sus propuestas de diseño.

Teo Manzano coincide en señalar el factor climático en el uso de espacios exteriores, además de los recursos de las empresas para permitírselos, precisando que es más caro disponer de ellos en entornos urbanos. "Cuando es posible y cuando hay recursos, las empresas lo utilizan, y cuando es más difícil, porque a lo mejor la zona, la ubicación no es posible, lo llevamos dentro de la oficina", destaca, apuntando al uso de diseño biofílico.

Joan Pallarés, por su parte, se muestra más escéptico. "Si miras las oficinas que hay en Barcelona, edificios de oficinas con terrazas hay muy pocos, sí que hay viviendas que se convierten en oficinas y ahí sí que podemos tener unas terrazas o unos patios de luces para desayunar o para tener una conversación, pero en las oficinas actuales, puede haber una zona común de terraza, pero pocas oficinas hay hoy con terrazas", sentencia el CEO de Contel.