Errores más comunes al escribir mensajes profesionales y lo que debes hacer para evitarlos

La comunicación mediante correo electrónico es esencial para muchos trabajadores. El lado negativo es que la acumulación de mensajes ocasiona en la mayoría de casos mucho estrés. Y no solo eso. La necesidad de responder a estos lo más rápido posible puede derivar en errores bastante graves.

Este estrés, que según una encuesta aparece en el 60% de los trabajadores, puede ocasionar un problema de comunicación entre compañeros, socios, etc. Hay personas que incluso aseguran haberse arrepentido alguna vez del contenido enviado. 

"Nuestra investigación revela que los correos electrónicos son una fuente importante de estrés en el lugar de trabajo", ha ducho Esteban Touma, experto en lingüística de Babbel. "Su naturaleza formal y permanente está en desacuerdo con casi todos los demás medios de comunicación profesional que se utilizan actualmente, con consecuencias que definen tu carrera".

Como experto en el tema, Touma ha desvelado los errores más graves que se cometen al enviar un correo electrónico de trabajo, según ha recogido CNBC. Esto es lo que debes evitar hacer para mandar tus mensajes perfectos.

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Escasa revisión del texto

Uno de los errores más comunes que comete la gente al escribir un correo electrónico es no revisar el contenido de posibles errores. Un fallo de este calibre puede irritar a tus compañeros de trabajo, o al destinatario del mensaje, además de mostrar falta de profesionalidad.

Los errores tanto tipográficos como gramaticales pueden hacer que el mensaje pierda eficacia. Por eso se recomienda invertir algo de tiempo en revisar los correos antes de enviarlos. No puedes depender del buen funcionamiento de la autocorrección. Especialmente cuando se trata de un correo importante.

Presta atención no solo a las palabras, también a los signos de puntuación, ya que puede cambiar completamente el significado de una frase. Los errores en los correos electrónicos se ven mucho peor que en las plataformas de chat utilizadas por las empresas.

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Mensajes poco claros

El otro error bastante común es no explicar un mensaje correctamente. Utilizar un lenguaje muy ambiguo puede conducir a malentendidos, retrasos y frustración, según Touma. En su lugar, se recomienda ser conciso y específico.

Existen tres formas de hacerlo: utilizar líneas de asunto claras, organizar la información de manera lógica y proporcionar puntos de acción claros que ayuden a transmitir el mensaje de forma más efectiva. Ten cuidado también del tono que emplees, según el contexto y el destinatario del mismo.

"Dado que muchos intentan compensar en exceso la falta de tono en sus respuestas y firmas de correo electrónico con mensajes exagerados, probablemente sea mejor evitar ir demasiado lejos", ha concluido Touma.