Las dos maneras poco conocidas en que los jefes controlan el grado de ocupación de sus oficinas

Cada vez son más las empresas que se suman a la obligación de volver a la oficina, pero eso puede suponer problemas logísticos después de que muchas de ellas hayan recortado costes de alquiler de oficina después de la pandemia. 

Sin embargo, hay formas de medir cuánta gente se sienta en los escritorios y cómo utilizan el espacio los trabajadores. Algunas compañías recurren a sensores capaces de detectar cuándo una persona se está en un puesto o utiliza una sala de conferencias.

Una empresa australiana llamada XY Sense –como las cuadrículas de coordenadas X e Y– opera en más de una docena de países vendiendo sensores que los empresarios u operadores de edificios pueden utilizar para detectar, en tiempo real, dónde se encuentra la gente en la planta de una oficina.

Si quieres que la gente vuelva a la oficina, olvídate de los cubículos y las plantas abiertas y ofrece una oficina a la que realmente quieran volver

Saber qué partes de una oficina se utilizan y cuáles están vacías puede ayudar a los empresarios a satisfacer mejor las necesidades de sus empleados, explica a Business Insider Alex Birch, cofundador y director ejecutivo de la compañía.

Las preguntas sobre la utilización del espacio, ahora que terminan las vacaciones de verano y los empleados empiezan a volver a la oficina, se multiplican ahora que los responsables están poniendo todos sus esfuerzos en que los trabajadores acudan de forma presencial.

Según Birch, los dispositivos XY Sense, que suelen instalarse en el techo de los espacios de trabajo, no identifican a las personas. El escáner solo determina cuándo hay personas en la oficina y puede mostrarlas como puntos en una pantalla.

"No se trata de un Gran Hermano ni de vigilar a nadie. Se trata de saber exactamente cómo se utiliza el espacio", afirma.

Birch explicó que un cliente utilizó los datos de XY Sense para descubrir un desajuste entre el número de personas que asistían a reuniones y el tamaño de las salas. En la mayoría de las reuniones del cliente participaban media docena de trabajadores o menos. Sin embargo, la mayoría de las salas de conferencias estaban preparadas para albergar grupos de 10 a 20 personas. El empresario pudo dividir algunos de los espacios para satisfacer mejor la demanda, explica Birch.

"A menudo hay demanda de salas de reuniones y, al pasear por ellas, todas están reservadas, pero ninguna está ocupada. Si se dispone de sensores, se pueden liberar las salas no ocupadas y devolverlas a la reserva", explica.

Lo que revela el dispensador de agua de la oficina

La medición de la ocupación de las oficinas también puede ayudar a conocer los hábitos de los empleados.

Bevi, fabricante de máquinas que dispensan unas 40.000 variantes de agua –con y sin gas– y otras bebidas, lleva un registro de la frecuencia con que los trabajadores sedientos se acercan a sus máquinas.

Sean Grundy, cofundador de Bevi, explica a Business Insider que los números muestran que hay más trabajadores que llegan a la oficina antes de las 9 de la mañana o se quedan después de las 5 de la tarde que antes de la pandemia, según los datos recogidos de en la Costa Este de Estados Unidos.

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"Lo que estamos viendo es que si la gente tiene que venir 2 días a la oficina, vienen temprano y se quedan hasta tarde para evitar el viaje, o simplemente aprovechan que están lejos de casa para tener más capacidad de concentración y por eso echan más horas", afirma Grundy.

En 2019, los sedientos de agua con sabor en las oficinas de las empresas que usaban Bevi machi eran el 21% del total. Pero los datos también sugieren, y no es de extrañar, que las oficinas de las afueras están un poco más ocupadas que las del centro. El uso de máquinas Bevi en las zonas suburbanas ha vuelto a alcanzar el 64% del nivel anterior a la pandemia, mientras que en las zonas urbanas se acerca al 58%.

La diferencia entre los mandatos de retorno a la oficina y saber cómo se utilizan los espacios de trabajo

Estas métricas no son lo mismo que hacer un seguimiento de identificación de empleado.

Este año, los responsables de empresas han decidido que para ellos es fundamental que los trabajadores vuelvan a la oficina, sin embargo, la resistencia de los empleados no se lo han puesto fácil. Pero la eficiencia de los espacios de trabajo, es fundamental en esa lucha por el retorno a la oficina.

Business Insider ya había publicado que empresas tecnológicas como Google, Amazon, X (Twitter) y Meta están exigiendo a sus empleados que trabajen más a menudo desde la oficina. En Wall Street, bancos de inversión como Goldman Sachs y fondos de cobertura como Citadel han estado a la vanguardia de los esfuerzos para que los empleados vuelvan a trabajar presencialmente.

Por supuesto, los trabajadores que afirmaban haber logrado un equilibrio más saludable entre la vida laboral y la personal mediante el trabajo híbrido o a distancia están contraatacando, y muchos de ellos renuncian a su puesto a causa de los mandatos de retorno. 

Una encuesta realizada en abril por Deloitte a 700 profesionales de servicios financieros de nivel directivo o superior reveló que dos tercios de los que trabajan en casa al menos algún día de la semana abandonarían su puesto si se les obligara a ir a la oficina 5 días a la semana.

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Grundy explica que Bevi pide a los trabajadores que estén en la oficina al menos 2 veces por semana y que muchos optan por acudir 3 o más días. Según él, parte de la razón por la que algunas personas acuden más a menudo podría ser porque, con 2 días, no parece que la empresa esté pidiendo demasiado.

"Recuerdo que en la universidad pensaba que si me asignaban 20 páginas de lectura, las leería todas. Pero si me asignaran 200 páginas de lectura, leería cero", comenta. "Si la tarea es manejable, estás más dispuesto a dar un poquito más de ti. Podría ser el caso de que la gente sienta que, en general confiamos en ellos y entonces, el mandato se vuelve un poco más voluntario".