Tienes a tu cerebro en contra: las 4 trampas de tu mente que hacen que seas menos productivo

La productividad es la máxima que rige el trabajo. Pero existen muchas interrupciones en el día a día que te ponen trabas. Algunas son externas, pero otras vienen de tu cabeza.

Son hábitos que tienes interiorizados y que perturban tu tranquilidad y te quitan tiempo. Acabar con todos ellos no es tarea fácil, pero es necesario reconocerlos para entender cómo abarcarlos y eliminar estas trampas mentales para aprovechar mejor tu tiempo.

El conferenciante y autor de Best sellers sobre hábitos y productividad, Nir Eyal, explica en Psychology Today cuáles son y cómo ponerle freno.

1. Planificas, ¿pero eres realista?

Hacer listas de tareas pendientes y organizarlas a lo largo del día está muy bien. Pero muchas veces estás subestimando el tiempo que te llevará cada una de ellas. Así lo afirma la Asociación Americana de Psicología, que señala que generalmente no se tiene en cuenta el tiempo real que conlleva cada acción.

Y sí, ser optimista está bien, pero si planificas una serie de tareas que son imposibles de acabar terminarás sintiéndote mal contigo mismo y poco productivo, cuando la realidad es que era imposible hacerlo todo.

Pero va más allá, porque si esta tendencia se alarga en el tiempo, tenderás a sentirse agotado y estresado por no llegar a todo. La solución que plantean los expertos es recurrir al timeboxing o bloques de tiempo.

Se trata de dividir el trabajo en pequeñas tareas con objetivos que deben lograrse en un plazo de tiempo definido y realista.

De esta forma, asignas un tiempo a cada tarea y puedes visualizar mejor la cantidad de trabajo que puedes llevar a cabo. Por lo tanto, no serás tan optimista y dejarás atrás las listas interminables.

Existen muchas aplicaciones que te ayudan a visualizar las tareas y su duración. Una de ellas es Structured, que te ofrece un tiempo concreto para cada actividad. Por ejemplo, 15 minutos para contestar emails.

2. Las transiciones

Una vez tienes claro la duración que tiene cada actividad, es importante también entender los tiempos de transición. Y es que la realidad es que no eres un robot y no puedes pasar de una cosa a otra como si nada.

Además, muchas veces te distraes entre unas ocupaciones y otras mirando el móvil. Esto puede hacer que a lo largo del día pierdas más de media hora.

Ante este problema la solución es la regla de los 10 minutos. Es muy simple; cuando tengas ganas de mirar las redes sociales, espera solo 10 minutos. Lo más probable es que, cuando pasen, te hayas olvidado de ese impulso y estés concentrado en otra cosa sin ni siquiera acordarte del móvil.

3. La urgencia

Otra de las trampas en las que cae la mayoría de gente es perseguir lo urgente en vez de lo importante. Existe una tendencia a realizar más tareas urgentes que llevan poco tiempo, que otras menos imperiosas, pero sí importantes, que llevan más tiempo y cuyos resultados se ven más a medio o largo plazo. Todo ello, por la satisfacción de ver tareas completadas. 

Un claro ejemplo de esto son los correos electrónicos y todo el tiempo que se dedica a ellos, te interrumpen constantemente, pero sientes que estás siendo productivo. 

Lo que puedes hacer es planificar sesiones de trabajo específicas para este tipo de tareas sin distracciones. Si sientes ansiedad por no estar disponible, informa a tus superiores o compañeros de que estarás enfocado en esto.

4. La culpa

¿Quién no ha sentido culpa alguna vez por sentirse poco productivo? Ese sentimiento aparece cada vez que no eres capaz de completar tus tareas.

La realidad es que hay días en los que es más difícil concentrarse que otros y le pasa a todo el mundo. Pero ese sentimiento de culpa es bastante tóxico para ti mismo porque te hará sentir mal y buscar más distracciones para evadirte.

Por eso es necesario ser autocompasivo, asumir la responsabilidad y entender que no siempre podrás dar el 100%. De esta forma rompes con ese círculo vicioso de pensamientos negativos y podrás enfocarte en otras cosas.

Trata de hablarte a ti mismo como lo harás con otra persona y poner sobre la mesa no solo lo malo, sino también todo lo bueno que sí has hecho.