Este artículo se basa en una traducción de una conversación con Dana Bull, una agente inmobiliaria e inversora de 33 años que tiene 24 viviendas en 8 propiedades de Massachusetts. Los alquileres de estas unidades rondan los 1.800 dólares al mes, lo que supone un total de unos 518.000 dólares al año en ingresos antes de gastos. Bull se negó a dar sus ingresos totales. El artículo ha sido editado por razones de extensión y claridad. 

Tengo una cartera de alquileres de 24 viviendas en Massachusetts. Hace un par de años que no gestiono mis propiedades en el día a día; ahora tengo un administrador que se encarga de ello. Pero cuando empecé a aumentar mi cartera en 2014, utilicé una serie de herramientas sencillas para ayudarme a mantenerme organizada, y todavía uso muchas de ellas. 

También soy agente inmobiliario, por lo que muchas de las herramientas que empleo para esa función, también las uso como propietaria.

La tecnología es buena, pero he descubierto que demasiada puede frenar a un propietario pequeño 

Creo que hay un buen número de personas que quieren hacer lo que yo hago. Lo bueno es que en realidad requiere poca tecnología. Eso es lo que me atrajo del sector inmobiliario y lo que me sigue gustando. 

Quiero que la tecnología básica mantenga mi negocio funcionando sin problemas, pero que no lo frene. 

He descubierto que solo necesito unas pocas herramientas buenas. Estas son las que me facilitan la vida en cada paso del proceso de alquiler. 

Para comercializar mis propiedades: 

• BoxBrownie (a partir de 25 dólares por edición de fotos)
• Dropbox (17 dólares al mes por una cuenta profesional)
• Zillow (gratis para anunciar una propiedad por el propietario)

Cuando empiezo a comercializar un espacio, siempre contrato a fotógrafos profesionales. Cuando tengo las fotografías, las envío a una empresa de edición fotográfica llamada BoxBrownie. 

Si tienes una foto exterior, BoxBrownie puede hacer que parezca que hay una puesta de sol. Cuando tienes tu casa solo con los cimientos, puede crear una maqueta de cómo será cuando todo el trabajo esté terminado. Puede ayudarte a visualizar el espacio si lo estás renovando.

Es muy asequible y recibo las fotos en 24 horas. Me encanta que la entrega sea tan rápida, y los editores hacen un buen trabajo.

También hago vídeos de mis propiedades, lo que ahorra mucho tiempo porque puedes enviárselos a la gente antes de una visita. Si no cambias la vivienda, puedes utilizar las mismas fotos que tomaste en 2020 para volver a poner en venta la propiedad en 2022. 

Tengo Dropbox para organizar las fotos, los vídeos y la descripción de la propiedad y guardarlos para su futura comercialización. Dropbox está basado en la nube y puede acceder a él cualquier tipo de usuario de correo electrónico, en cualquier lugar.

Una vez que tengo todo organizado, puedo publicar fácilmente mis anuncios. Subo los anuncios a Zillow, donde consigo alrededor del 90% de mis inquilinos. El gestor de Zillow también rellena los anuncios en HotPads y Trulia, por lo que prácticamente dominan el mercado.  

Para una ayuda extra en el proceso de solicitud: 

• LeaseRunner (el producto de alquiler digital cuesta 39 dólares)
• TenantScreeningReport.com (de 30 a 50 dólares)
• DotLoop (32 dólares al mes)

Todas estas plataformas te dan la opción de recoger las solicitudes en sus sitios web. Pero yo no lo hago; me gusta usar el mío propio. 

Hay una empresa llamada LeaseRunner.com que tiene un conjunto de servicios de gestión de la propiedad, pero yo solo la utilizo para enviar solicitudes. Es muy fácil. 

Una de las cosas que los propietarios necesitan cuando recogen una solicitud de un inquilino es una forma de autorizar y verificar la firma manuscrita del inquilino o una firma digital. LeaseRunner es genial para eso. 

También es muy importante conseguir un software de firma electrónica; yo uso DotLoop porque es el principal software que utilizan los agentes inmobiliarios. 

Otra cosa que recomendaría en el proceso de solicitud es TenantScreeningReport.com, que permite procesar las valoraciones crediticias muy rápidamente. He usado otros tipos de software de comprobación de antecedentes o de informes de crédito. Si introduces la información de forma incorrecta, algunos programas no encuentran a la persona que buscas. Nunca he tenido ese problema con este software. 

Para la gestión de las viviendas y el cobro del alquiler: 

• RentRedi (de 9 a 16 dólares al mes)
• Zelle (de uso gratuito, el coste adicional puede depender del banco)
• Genius Scan (de 1 a 10 dólares según el plan)

Nunca llegué a tener un software de gestión de las relaciones con los clientes, pero habría sido muy útil. 

Hace 3 años, alquilé mi primer piso en Airbnb: ahora tengo 56 y facturo 7 cifras

Mi administrador de propiedades lo usa ahora. Me adentré bastante en la evaluación de la tecnología, y uno de los que examiné y que funciona realmente bien es RentRedi. Tiene todo un conjunto de opciones de gestión de la propiedad y un portal donde se puede hacer un seguimiento de las solicitudes de mantenimiento. 

Muchos de estos sistemas de gestión de relaciones con los clientes tienen la opción de cobrar el alquiler. Una de las cosas en las que hay que fijarse es en la forma en que retienen los pagos de los alquileres.

Hubo una empresa que muchos otros inversores y yo utilizamos en un momento dado. Fue hace unos 10 años y era el software que todo el mundo tenía para cobrar los pagos. Era relativamente nuevo para tener esta funcionalidad. 

Sin embargo, cuando el banco matriz de la empresa quebró, perdió todo el dinero que tenía allí. Es muy importante tener algo que conecte directamente tu cuenta bancaria con la del inquilino. 

Zelle es una gran opción para ello. Si no, un sistema de depósito directo o cualquier otra opción de cámara de compensación automatizada es una forma segura de transferir dinero. 

Otro uso destacado de la tecnología es organizar el papeleo importante, desde los presupuestos de los contratistas hasta la información de los proveedores de seguros. Yo tengo una aplicación en mi teléfono llamada Genius Scan. Hago una foto de la documentación y la guardo escaneada en mi cuenta para que esté en un solo lugar cuando llegue el momento de presentar los impuestos.