Gastas menos tiempo en reuniones que antes, aunque te parezca mentira

Pasamos menos tiempo en reuniones que hace unos años. Sin embargo, al igual que una persona a dieta que ha perdido unos kilos pero no lo nota, nuestro tiempo libre extra no siempre es evidente.

Según Reclaim.ai, que crea una aplicación de calendario basada en inteligencia artificial, el tiempo que los trabajadores de oficina pasan en reuniones se ha reducido a 14,8 horas semanales en 2024, frente a las 21,5 horas semanales de 2021. Esto supone un descenso del 31%, según los datos de 1.300 trabajadores encuestados.

Esta reducción podría sorprender a aquellos de nosotros que nos ponemos nerviosos cuando escuchamos la notificación de un recordatorio de reunión. Por supuesto, mucha gente sigue pendiente de demasiados eventos del calendario, pero parece que podría ser peor.

El cambio puede explicarse en parte por el covid. Henry Shapiro, cofundador y director de operaciones de Reclaim.ai, explica a Business Insider que se produjo un aumento de las reuniones, sobre todo de las individuales, durante la época de la pandemia de confinamiento, porque mucha gente trabajaba desde casa.

"Hubo un gran repunte", explica. "Entonces la gente como que se asentó y dijo: 'Espera, ¿qué estamos haciendo?".

Aunque algunos hemos conseguido desprendernos de reuniones, seguimos asistiendo a una media de 17,1 a la semana. Y cada vez duran más: la duración media de las reuniones es de 51,9 minutos, frente a los 50,6 de 2021. Gracias a la gente del "solo una cosa más".

Steve Jobs también odiaba las reuniones de trabajo: esta es la advertencia que hizo en 1986

Todo este tiempo puede salir muy caro. La encuesta, que se centra en las empresas tecnológicas, ha llegado a la conclusión de que los empleados pasan el 37% de sus horas de trabajo en reuniones. Reclaim.ai afirma que, según el salario medio en Estados Unidos, esas reuniones suponen unos 29.000 dólares anuales por trabajador.

El mayor culpable: las reuniones de equipo. Hay una media de 6,7 a la semana, aunque aproximadamente ocho de cada 10 trabajadores cancelaron o reprogramaron alguna de ellas en el último año porque sus calendarios ya estaban repletos de eventos.

Según Shapiro, el auge del teletrabajo durante la pandemia —y su relativa resistencia incluso ahora con modelos híbridos— hizo que muchos de nosotros viéramos las reuniones como una forma esencial de conectar con los demás. Algunos trabajadores creían que tenían que reavivar los lazos con sus compañeros después de años de trabajar separados, afirma Shapiro.

"Esas relaciones solían forjarse dentro de la oficina de todas esas maneras fortuitas. Y ahora, la única función real para que lo hagan es a través de algún tipo de punto de contacto recurrente", dice.

Shapiro afirma que las reuniones tienen su lugar, sobre todo, porque no todos los trabajadores están juntos todos los días. Sin embargo, tienen que aprovechar bien el tiempo, añade. "Existen malas reuniones y existen buenas reuniones", afirma Shapiro.

La propia gestión de la agenda puede mermar la productividad. La encuesta, realizada entre febrero y abril, revela que los trabajadores dedican unas tres horas semanales a reservar y reprogramar reuniones.

Muchos trabajadores están tan sobrecargados que solo asisten al 83% de lo que deberían. Según la encuesta, cancelamos, rechazamos o nos saltamos 3,5 reuniones a la semana. La razón principal—citada por más de ocho de cada 10 encuestados— es un conflicto con (ya lo has adivinado) otra reunión. Un porcentaje ligeramente inferior explica que opta por saltarse la reunión para centrarse en algo más importante.

A pesar de lo tediosas que pueden llegar a ser, las reuniones son a menudo esenciales, según declara Ron Hetrick, economista laboral senior de la empresa de investigación Lightcast, a BI.

"La gente se desespera con las reuniones", afirma. "Pero las reuniones tienen su valor". Hetrick dice que los trabajadores— en particular los que están al principio de sus carreras— utilizan las reuniones para madurar y aprender sobre lo que sucede cuando la gente puede estar en desacuerdo. "Veo cómo se resuelven los problemas", dice.

Shapiro trabaja a distancia la mayor parte del tiempo, pero acude a la oficina los miércoles. Esos días solo programa unas pocas reuniones, como un puñado de reuniones individuales, en las que puede tomar un café y dar un paseo con un compañero.

"La forma en que se lo he descrito al equipo es que los miércoles son algunos de mis días menos productivos", dice Shapiro. "Y, sin embargo, también son mis mejores días en muchos sentidos".