Elimino cerca de 1.000 correos no leídos cada día: así he borrado los mensajes y he superado la ansiedad de no leer uno importante

La cofundadora y CEO de Constellation, Diana Lee.

Cortesía de Diana Lee.

Este artículo se basa en una conversación con Diana Lee, CEO y cofundadora de Constellation, una plataforma de software de marketing con sede en Nueva York (Estados Unidos). La conversación ha sido editada por razones de claridad y comprensión.

Como CEO y cofundadora de una empresa multimillonaria, trabajo con clientes de la lista Fortune 500 en sectores muy regulados, como el farmacéutico, el bancario o el automovilístico, por lo que recibo muchos correos electrónicos.

En un día normal me llegan más de 1.200 correos a mi bandeja de entrada. Normalmente borro 1.000 cada día, sobre todo aquellos enviado por comerciales, proveedores y prestamistas.

Borro inmediatamente cualquier correo que no esté destinado a mí o que no contenga "urgente" u "oportuno" en el asunto

Creo que, si el asunto o la primera línea del mensaje son completamente impersonales, entonces no merece la pena dedicarle tiempo ni energía y es probable que forme parte de una campaña de spam masiva.

 

Estoy en copia de todos los mensajes de conversaciones con clientes y entre personas de mi propia plantilla, lo que contribuye a la gran cantidad de correos que recibo cada día. Cuando se trata de conversaciones en la que no soy la única persona que aparece como destinatario, las borro directamente y confío en que mi equipo se ponga en contacto con esa persona. 

Cualquier persona con la que esté en constante comunicación sabe que debe aclarar en el asunto si necesita mi ayuda o colaboración en algo en particular.

Si quieres llamar mi atención, personaliza tu mensaje y cuéntame cómo me puedo beneficiar

Muchos correos solo se centran en lo que esa persona ?o la organización a la que pertenece? hace, pero para que para mí tenga algún valor, debería hablar sobre lo que esa persona puede hacer por mí o por mi compañía. Esos son los correos electrónicos que hacen que me interese por ellos y los que reenvío al miembro de mi equipo que se encarga de esa cuestión en particular.

Si el mensaje en particular está dirigido a mí y soy yo la única destinataria, entonces leo el correo y averiguo si es algo que tengo que gestionar o que puedo reenviar a otra persona que trabaje para mí. Si soy la única destinataria, puedes estar seguro de que recibirás una respuesta inmediata.

Una de las primeras cosas que hago por la mañana es revisar mi bandeja de entrada en busca de clientes de distintas zonas horarias

Me resulta más fácil si reservo un momento para hacerlo, así que me levanto temprano ?entre las 6 y las 7 de la mañana? y me dedico a organizar mi bandeja de entrada. Suelo estar entrando y saliendo de reuniones a lo largo del día, así que el resto del tiempo solo atiendo los que especifican que son urgentes y borro el resto.

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Me gusta gestionar mi propia bandeja de entrada para estar al tanto de lo que ocurre con nuestros clientes y lo que sucede con mi plantilla, por lo que no dejo que nadie revise mis correos electrónicos, pero sí que tengo a alguien que me ayuda con mi agenda.

Si un mensaje requiere mi atención y voy a tardar menos de 10 minutos en responder, me gusta contestarlo de inmediato para así tacharlo de mi lista y no tener que preocuparme de él más tarde. 

Si es algo que me va a llevar más tiempo, lo marco como "no leído" o como "importante" para saber que tengo que revisarlo más tarde. En esos casos lo que hago es reservar tiempo en mi agenda entre reuniones para revisarlos todos a la vez.

Puedo eliminar tantos correos sin pensar gracias a la confianza que tengo en mi equipo

Constellation cuenta en la actualidad con 125 empleados y, a pesar de que muchas otras empresas tecnológicas están reduciendo su plantilla, esperamos llegar a 185 trabajadores a finales de 2022. En mi caso, tengo 10 subordinados directos.

Poder confiar en mis empleados ha sido crucial para el éxito que la compañía ha tenido en los últimos años. Sé que mi equipo es capaz de ocuparse de cualquier cosa urgente o de acudir a mí si me necesitan.

Cómo ganar confianza para tomar decisiones importantes y acertadas

Me apoyo en varios miembros de mi equipo para que sean ellos quienes resuelvan los problemas, pero también confío en que nuestros clientes respondan ellos mismos o se aseguren de que alguien de su equipo lo haga. 

Rara vez tengo que ser yo la que responda a los mensajes de mi plantilla o de nuestros clientes, ya que la forma en la que estructuramos los equipos de trabajo en Constellation así lo permite. Hemos creado una organización "plana" para que haya varios trabajadores por equipo que estén preparados para resolver todas las dudas de nuestros clientes.

Me involucro en los procesos de contratación y me gusta conocer a cada empleado, lo que también contribuye a reducir mi ansiedad en torno a los correos electrónicos

Conocer a los empleados y poder ponerles cara y nombre me tranquiliza, y me da confianza en ellos. Gracias a esto, rara vez he dejado pasar un correo electrónico importante y, cuando lo he hecho, mi equipo me ha ayudado a recuperarlo y a resolver la situación.

Como cualquier fundadora podrá entender, cuando la empresa empezó su actividad, yo me involucraba mucho. En ese momento necesitaba estar en todas las conversaciones para ayudar a generar confianza en nuestros primeros clientes

7 trucos sencillos para optimizar la bandeja de entrada de tu email

Ahora puedo eliminar la mayoría de sus correos electrónicos y dedicar más tiempo a las nuevas oportunidades de negocio, así como a las estrategias internas y externas, que no sólo benefician a la compañía, sino también a nuestros clientes.

Para sentirse cómodo eliminando tantos mensajes, lo mejor es utilizar un sistema de clasificación y análisis

Como CEO, tienes que aprender a llevar muchos sombreros distintos y a llevar muchas responsabilidades diferentes, así que buscas economizar tu tiempo. Si dispones de los recursos necesarios, contrata a alguien que se dedique específicamente a revisar y organizar tu bandeja de entrada.

Otro truco es reservar parte de tu tiempo para revisar correos. Puede ser en distintos momentos a lo largo del día o puede ser todo a primera hora y al final de la jornada. Contar con un horario para hacerlo te ayudará a coger ritmo y a reducir el estrés por tener que leer constantemente todos los mensajes que te lleguen.

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