Cómo se han adaptado las startups españolas al teletrabajo: las reuniones son más cortas y eficientes, aunque es más difícil fomentar la creatividad

El confinamiento por la pandemia de coronavirus hizo aflorar por primera vez de forma masiva el teletrabajo y la continuidad de las medidas sanitarias, así como los próximos confinamientos selectivos que se avecinan confirman que el trabajo en remoto continuará durante bastante tiempo. El teletrabajo ha llegado para quedarse, y también en las startups, muchas de ellas ya acostumbradas a tener a trabajadores en remoto, pero que han tenido que enfrentarse al reto de realizar reuniones y mantener el rumbo común de equipos en los que cada miembro trabajaba desde su casa.

¿Cómo ha cambiado el florecimiento de las reuniones virtuales a las startups españolas?

Business Insider España ha contactado con ejecutivos de seis compañías emergentes de diferentes sectores para conocer sus sensaciones después de seis meses trabajando en remoto. La percepción general es positiva, muchas de ellas ya contaban con un acercamiento al trabajo digital, e incluso algunas han mejorado sus ventas internacionales gracias a las videoconferencias; pero también algunos emprendedores echan de menos ciertas conversaciones informales que estimulaban la creatividad.

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En lo que coinciden todas es que el teletrabajo ha traído reuniones más rápidas y eficientes, se va más "al grano" en los encuentros, tanto en los internos de coordinación como en los webinars pensados para clientes o socios, un elemento al que se han apuntado varias compañías durante los últimos meses.

Mejoras en la gestión y reuniones más eficientes: "Perder el tiempo me ponía nervioso"

La mayoría de las startups consultadas aseguran que antes de que se impusiera por necesidad, ya utilizaban muchas herramientas tecnológicas en línea que facilitaban la gestión a distancia e incluso teletrabajaban en periodos vacacionales. "En Navidad, Semana Santa o verano ya trabajábamos desde casa, por lo que estábamos perfectamente preparados para dar el salto absoluto y operar con el 100% de la plantilla en remoto", explica Samuel Fuentes, cofundador de la startup de logística OnTruck.

Algunas de ellas incluso contaban con parte del equipo teletrabajando antes de la pandemia, como la startup de viajes Airhopping, que ha tenido que reinventar su negocio, basado en la búsqueda de vuelos para viajes multidestino europeos, hacia las rutas nacionales. "Teníamos un miembro del equipo teletrabajando completamente desde hace un año, así que todos los mecanismos de trabajo en equipo y comunicación los teníamos muy desarrollados", explica su consejero delegado, Carlos Montesinos.

Para Carlos Matilla, consejero delegado de la empresa de drones FuVeX, durante estos meses de teletrabajo obligado han "mejorado en la gestión". "El teletrabajo te obliga a gestionar mejor y nosotros lo vemos como una oportunidad, porque a los gerentes y a los CEOs nos toca viajar mucho. Si volvemos a la normalidad, estas técnicas de teletrabajo seguirán en el día a día, porque muchos días no vas a poder estar en la oficina si viajas", añadió el empresario navarro.

La eficiencia de las reuniones con el teletrabajo es la principal ventaja que encuentran los ejecutivos de empresas emergentes españolas. "Las reuniones son más eficientes, tú te conectas, saludas y vas al grano. Reuniones que antes duraban una hora ahora duran media. Yo estoy muy contento, porque perder el tiempo me pone nervioso", admite Alberto Bravo, cofundador de We Are Knitters, la empresa de venta de kits de costura que ha multiplicado sus ventas durante el confinamiento: en algunos países llegó a vender un 400% más y en abril hizo su "mejor mes de la historia", según explica Bravo.

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Reunirse en remoto ha mejorado la puntualidad, apuntan desde OnTruck. "Al no tener que desplazarnos del puesto de trabajo a una sala de reuniones se ha respetado más la hora de inicio y finalización de cada sesión", apunta Samuel Fuentes. Incluso una de las dificultades más habituales de los encuentros telemáticos, la gestión de turnos, ha funcionado bien. "Hemos aprendido a gestionar los turnos de palabra de manera telemática, por ejemplo, haciendo uso de la cámara o el micrófono cuando era estrictamente necesario, y utilizando más el chat en reuniones con muchas personas", añade.

Eso sí, el teléfono no ha dejado de estar presente en su día a día, sobre todo para aclarar aspectos técnicos que no son tan sencillos de puntualizar desde una herramienta tecnología. "Hemos tenido que coger la costumbre de a la mínima que no se entiende algo aclararlo por teléfono, porque cuesta mucho más aclarar algo que en la relación cara a cara", apunta Carlos Montesinos, de Airhopping.

Una oportunidad para mejorar las ventas internacionales por videoconferencia

Para algunas compañías, la extensión del teletrabajo ha supuesto incluso una mejora de su negocio internacional. Validated ID, una compañía de firma electrónica y validación biométrica, ha mejorado sus ventas internacionales gracias a que muchas compañías se han adaptado a cerrar acuerdos por videoconferencia.

"Nosotros llevamos unos años haciendo foco en internacionalizar, y hemos descubierto que se puede vender mucho más con telepresencia que con presencia real. Todos los viajes que hacíamos, sobre todo internacionales, han pasado a teleconferencia y hemos conseguido cerrar muchas operaciones y mucho negocio que en otros casos suponía perder días enteros viajando", asegura a Business Insider España el consejero delegado de esta compañía, Santi Casas.

A su juicio, hay una diferencia clave: las reuniones más estratégicas siguen requiriendo algún tipo de encuentro presencial, pero las que se dedican a temas concretos o el cierre de acuerdos, se han pasado fácilmente a lo virtual. "Para temas más concretos, creo que la teleconferencia se va a imponer totalmente. Hemos incrementado la eficacia del proceso de venta, antes hacíamos 3 reuniones en un día, ahora son 10", agrega.

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Otras compañías han optado por adentrarse en el mundo de los webinars para mantener el contacto con los clientes o socios, como Signaturit, compañía también especializada en firma digital, que disparó su negocio con el confinamiento y ha organizado seis sesiones con expertos en aspectos legales y de recursos humanos. En ellas, han funcionado especialmente bien los encuentros en torno al teletrabajo.

En estos encuentros también puntúa la concreción. "Al ofrecer temas muy concretos y prácticos a una audiencia muy targetizada conseguimos profundizar más en la materia, y en consecuencia, mejoramos el ratio de satisfacción de los asistentes", asegura Mar Romero de Tejada, responsable de Marketing de la compañía. La duración, de 45 minutos, también ha favorecido su éxito, así como turnos cortos de preguntas (15 minutos) para favorecer la interacción.

El reto de fomentar la creatividad colectiva en un entorno no presencial y sin "charlas de café"

El reverso de una mayor eficiencia en los encuentros es la pérdida de momentos de creatividad colectiva que a veces solo surgen en los encuentros informales en la oficina. "Las reuniones van muy al grano y se pierden otras cosas, esa creatividad. Tiene que ocurrírsele a alguien en su casa, eso es menos natural, ahora es más forzado", admite Alberto Bravo, de We Are Knitters.

En OnTruck han tratado de solventar esa dificultad con "alternativas virtuales" para las charlas informales, buscando que los encuentros por videoconferencia incluyan un matiz personal. "Ahora es común empezar las reuniones haciendo una ronda, comentando algún éxito personal o profesional que nos apetezca compartir, o algo positivo que nos haya pasado. Así mantenemos también esa parte más informal que tan importante es para las relaciones interpersonales", explica Samuel Fuentes desde la compañía logística.

Santi Casas, de ValidatedID, admite que uno de los aspectos clave a resolver en las reuniones a distancia es la transferencia de conocimiento entre compañeros. "Esa transferencia a veces se da porque uno se sienta al lado del otro, porque uno tiene un problema y le pregunta a otro, ¿cómo lo resolvemos?", opina.

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No obstante, asegura que la mejora de las herramientas de teleconferencia ayuda. "Lo normal en una reunión presencial es que se tiene una pantalla y solo se ve la de uno, y en una teleconferencia ahora cada uno puede compartir una pantalla y afloran más ideas. Pero son siempre asuntos muy enfocados, los asuntos menos enfocados son más difíciles", reconoce. 

Serán aspectos a pulir, porque las startups ven que el teletrabajo ha llegado para quedarse. "Veo que otras empresas están pensando en volver a la normalidad cuanto antes, pero yo creo que no, que esta va a ser la realidad", opina Carlos Matilla, de FuVeX.

Y no solo en las compañías tecnológicas, sino que las de sectores más tradicionales también tendrán que acostumbrarse al teletrabajo como una normalidad más allá de la pandemia. "Si algo tendrá que agradecer al coronavirus una gran parte del tejido empresarial español, será su impulso hacia la digitalización, la flexibilización y el teletrabajo, y sin duda, una parte de lo aprendido permanecerá en la nueva cultura de las organizaciones en la nueva etapa post COVID-19", remata Samuel Fuentes desde OnTruck.