La IA generativa puede aliviar una enorme sangría de productividad: la sobrecarga de reuniones

Si odias las reuniones, quizá quieras que tu empresa adopte la tecnología de IA.

En marzo, Microsoft publicó un nuevo estudio basado en una encuesta realizada a 1.300 usuarios de Copilot, el asistente de IA generativa de la empresa. Los usuarios, en su mayoría de Norteamérica y Europa, señalaron que una de las mayores ventajas de utilizar la herramienta de IA era que les permitía pasar menos tiempo en reuniones.

El 37% de los trabajadores que utilizaron la herramienta durante 10 o más semanas dijeron que la utilizaban para asistir a menos reuniones, frente al 22% que la utilizó entre siete y 10 semanas y el 18% que la utilizó entre tres y seis semanas.

En una publicación en su blog, Microsoft ha escrito que ayudar a los empleados a ponerse al día en las reuniones perdidas es una de las "victorias fáciles" para los trabajadores y las empresas que buscan aumentar la productividad con la IA. Por ejemplo, los trabajadores que se pierdan una reunión podrían leer un resumen del evento producido por IA. En teoría, esto les permitiría ponerse al día sin tener que ver o escuchar la repetición completa de la reunión, o perseguir a sus compañeros para que les pongan al día.

Ahorrar tiempo en reuniones fue una de las razones por las que el usuario medio de Copilot llegó a ahorrar 14 minutos al día, lo que equivale a cinco horas al mes o a una semana y media de trabajo al año.

"Díle a tu gente que no se preocupe por tomar notas o escuchar la grabación, y en su lugar pídele a la IA que recapitule los puntos clave", ha escrito Microsoft en su blog. "Los ejecutivos pueden utilizarla para resumir documentos largos o cadenas de correo electrónico interminables".

Muchos estadounidenses creen que las reuniones pueden pasar factura a la productividad. En una encuesta realizada a 1.000 trabajadores estadounidenses en diciembre de 2023 y enero por la empresa de software Atlassian, en colaboración con Wakefield Research, el 73% de los encuestados afirmó que su agenda de reuniones dificulta la realización de su trabajo. Los resultados de la encuesta a los encuestados estadounidenses fueron facilitados a Business Insider.

El 79% de los encuestados afirma que sería más productivo en su trabajo si pudiera pasar menos tiempo en reuniones. Es más, el 50% de los encuestados afirma que tiene que hacer horas extra al menos unos días a la semana debido a la sobrecarga de reuniones. La mayoría de los encuestados también afirma que sus reuniones duran el doble de lo necesario.

Aunque la IA ya está ahorrando tiempo a algunos trabajadores, muchas empresas aún no saben exactamente cómo puede añadir valor esta tecnología. El estudio de Microsoft sugiere que el uso de herramientas de IA para reducir el tiempo dedicado a las reuniones podría ser clave para algunos de los nuevos adoptantes de esta tecnología.

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El aumento de la productividad gracias a la IA puede ahorrar dinero a las empresas, pero los beneficios pueden tardar en llegar

Pasar demasiado tiempo en reuniones no solo es frustrante para muchos empleados, sino que el impacto en la productividad puede tener un efecto significativo en los resultados de una empresa. Un estudio realizado en 2022 por la empresa de software Otter.ai y Steven Rogelberg, profesor de Ciencias de la Organización en la Universidad de Carolina del Norte en Charlotte, descubrió que la empresa media "desperdiciaba" unos 25.000 dólares por empleado al programarles reuniones innecesarias.

"Las organizaciones invierten mucho dinero en sus empleados y, por tanto, en las reuniones a las que asisten", escribió Rogelberg. "Hay potencial para un ahorro masivo de costes… reduciendo la asistencia innecesaria a reuniones".

Los resúmenes de reuniones no son la única forma en que las herramientas de IA están ayudando a los trabajadores a ahorrar tiempo. Una encuesta realizada por HubSpot en 2023 a 648 profesionales de ventas descubrió que algunos ahorraban más de dos horas al día utilizando la IA para programar reuniones, tomar notas e introducir datos.

Una encuesta de Slack realizada en enero a más de 10 000 trabajadores de oficina de todo el mundo reveló que el 24 % había probado a utilizar herramientas de IA en el trabajo. Alrededor del 80% de estos usuarios afirmaron que estas herramientas habían aumentado su productividad: la asistencia en la redacción, la automatización de los flujos de trabajo y el resumen de contenidos fueron algunas de las principales formas en que los encuestados dijeron que las herramientas de IA añadían valor.

A pesar del potencial de la IA para aumentar la productividad, los beneficios pueden tardar en verse. La investigación de Microsoft reveló que el uso de su herramienta Copilot durante 11 semanas fue el "momento decisivo" en el que la mayoría de los usuarios informaron de mejoras en cuatro áreas: productividad, disfrute del trabajo, conciliación de la vida laboral y familiar y capacidad para asistir a menos reuniones.

La curva de aprendizaje que pueden suponer las herramientas de IA es la razón por la que algunas empresas están proporcionando a los empleados más recursos de formación y animándoles a experimentar con estas tecnologías.

No cabe duda de que el impacto de la adopción de la IA en los trabajadores será desigual. Por ejemplo, una cuarta parte de los CEO mundiales encuestados por la consultora PwC entre octubre y noviembre pasados afirmaron que tenían previsto "reducir el número de empleados en al menos un 5 % en 2024 debido a la IA generativa".