6 estrategias para gestionar las principales distracciones en el trabajo y no acumular tareas pendientes

Lograr acabar con las distracciones en tu trabajo te permitirá potenciar tu productividad y motivación.

Es agradable tomar un descanso de vez en cuando. De hecho reservar espacios programados para una pausa es la forma de recuperar las energías cuando fallan. Por no decir, que las charlas espontáneas con tus compañeros ayudan a crear mejor ambiente de trabajo.

Sin embargo es fácil que todo eso termine excediéndose. De hecho las estimaciones apuntan a que casi la mitad de tu jornada laboral la pasas esquivando distracciones.

El trabajador de oficina promedio es interrumpido una vez cada 8 minutos, lo que supone una media de más de 50 diarias.Esto suele deberse a llamadas telefónicas, mensajes de correo electrónico o interrupciones de colegas. Y, una vez que hay una interrupción, las estadísticas dicen que lleva 20 minutos volver al nivel de concentración que se tenía antes del parón. 

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Todo esto tiene un claro reflejo en la productividad de los empleados. Pero más importante aún también más estresadas, por  la sensación que genera la falta de control sobre el trabajo y las tareas sin hacer, según Instituto Estadounidense del Estrés.

Si bien no es posible ni siquiera necesario eliminarlas todas por completo, aquí van una serie de estrategias para gestionar las distracciones más frecuentes del trabajo, según expertos de Harvard Business Review y Lifehack.

Correo electrónico

Estás totalmente centrado en trabajar en algo importante y de repente salta una notificación por correo electrónico que desbarata toda tu concentración. Lo más seguro es que  se trate de un email completamente irrelevante que no contribuye en nada a tus prioridades.

La excesiva consulta del email es uno de los grandes males de la empresa moderna. Lastra la productividad al tiempo que tiene consecuencias nefastas para tu cerebro y salud en general. 

Intentar abordar tu bandeja de entrada cada vez que llega una nueva notificación puede convertirse en un constante goteo de interrupciones que minen tu trabajo. El resultado el estrés de no haber hecho tus tareas para ese día.

Par acabar con estas distracciones la mejor estrategia es destinar momentos concretos del día a revisar el correo.Como hace el cofundador de Reddit, Alexis Ohanian quien dedica una hora y media diaria a esta tarea. "No me permito revisar el correo electrónico fuera de ese momento", asegura.

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Asimismo como aconsejan desde Lifehack ayudará desactivar las notificaciones del móvil y ordenador para no sucumbir en la tentación de consultar.

También puede ser útil dejar de usar la opción "responder a todos". "Se utiliza como mecanismo para compartir la responsabilidad, pero solo añade conversaciones innecesarias a las bandejas de entrada y al espacio en la cabeza de las personas", puntualizan desde Harvard Business Review.

Tu móvil (y otros dispositivos electrónicos)

Desde un grupo de WhastApp desbocado a las alertas de todas tus apps, son muchas las formas en las que tu móvil puede atraerte hacia ese tentador estado de distracción que termina minando tu productividad.

Mirar continuamente tu teléfono interrumpe el flujo de trabajo y la concentración. UN gesto que puedes hacer una media de 47 veces al día,según una investigación de Deloitte.

Para acabar con estas interrupciones en tu trabajo los expertos no se cansan de recomendar desactivar todas las notificaciones innecesarias o incluso trabajar en modo avión. 

Si eso te genera la ansiedad de poder estar perdiéndote algo, puedes seleccionar números importantes, ya sea de contactos laborales o familiares, y silenciar el resto.

Todas tus redes sociales

Dejar por un tiempo ciertas redes sociales puede conllevar beneficios para tu salud mental. Pero hacerlo en el trabajo sin duda te asegurará quitarte buena cantidad de distracciones laborales.

Piensa en la cantidad de perfiles que tienes y en la cantidad de notificaciones que cada una te hace llegar. Además son una de las vías más recurrentes que seguramente tengas en tu oficina para permitirte desconectar de vez en cuando (y saber qué están haciendo tus conocidos).

Como con el móvil, apagar las notificaciones es la manera más eficaz de evitar que tus redes sociales te interrumpan en el trabajo.

Los compañeros parlanchines

Los equipos de trabajo que se relacionan más como amigos que compañeros de trabajo tienden a ser más productivos y exitosos. Y para ello las conversaciones diarias ajenas a lo laboral son indispensables.

Pero es fácil que excederse y que termine convirtiéndose más en una distracción más que en algo que potencie tu motivación.  

Para que tu concentración no se vea interrumpida por comentarios o preguntas de compañeros, lo adecuado es hacer saber en qué momentos estás disponibles y cuando no.

Si quieres centrarte en tu tarea sin distracciones cierra la puerta de tu despacho si tienes una o recurre a los auriculares o cualquier otro mecanismo de señalización para indicar que no deberían molestarte a menos que sea legítimamente urgente. 

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Si tiene problemas concretos con miembros del equipo o de tu casa que hablan constantemente prueba a tener una conversación discreta con ellos sobre el impacto que está teniendo en tu jornada.

El ruido de tu oficina

¿El barullo de dos filas más allá te ha impedido concentrarte mientras intentas trabajar? Tranquilo es una consecuencia casi directa del tipo de oficina en la que seguramente trabajes.

Como demuestran numerosas investigaciones, las oficinas abiertas restan sensación de privacidad y generan mayores niveles de estrés, ruido y distracciones. Lo que repercute directamente en la productividad.

Para minimizar el impacto del ruido en tu trabajo puedes probar a usar auriculares. Si es una opción prueba a trabajar desde casa u otros espacio tranquilo (biblioteca, cafetería...) si necesitas cierta quietud para una tarea concreta.

Reuniones

El exceso de reuniones o aquellas mal gestionadas son una de las mayores pérdidas de tiempo en el trabajo. 

Según un artículo deHarvard Business Review,una entrevista a 182 managers senior concluyó que el 75% consideraba que las reuniones les impedían terminar el trabajo individual, y el 71% eran improductivas e ineficientes.

Para acabar con esto y lograr reuniones sean productivas y exitosas, es esencial que cuenten con  una agenda clara a la que acudan solo las personas indispensables.

Y si no quieres interrupciones de seguimiento o un encuentro para hablar de la reunión anterior, asegúrate de salir de cada una de ellas conociendo los siguientes pasos a dar, las responsabilidades claramente asignadas y las fechas límite.